Возмещение расходов при использовании личного имущества работника не облагается НДФЛ
Если имущество используется в интересах работодателя при выполнении сотрудником своих обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
Минфин России указал, какие документы подтверждают право на такое освобождение.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 20 апреля 2015 г. N 03-04-06/22274
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо ЧУДПО по вопросу обложения налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов ее работника, связанных с использованием личного имущества, и в соответствии со статьей 34.2 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) разъясняет следующее.
В соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Поскольку глава 23 "Налог на доходы физических лиц" Кодекса не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения пункта 3 статьи 217 Кодекса следует руководствоваться положениями Трудового кодекса Российской Федерации.
Согласно статье 188 Трудового кодекса Российской Федерации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с пунктом 3 статьи 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
В.А.ПРОКАЕВ
Возмещение расходов при использовании личного имущества работника не облагается НДФЛ
Возмещение расходов при использовании личного имущества работника не облагается НДФЛ
Возмещение расходов при использовании личного имущества работника. Как составить соглашение о возмещении затрат работнику, который использует личный автотранспорт в служебный целях с разрешения работодателя.
Если дела идут плохо не ходи с ними.
Re: Возмещение расходов при использовании личного имущества работника не облагается НДФЛ
Вариант 1.
Организация выплачивает работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля в рамках трудовых правоотношений
Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Однако зачастую работодатель предлагает регламентированный Правительством РФ размер компенсации, который равен:
-1200 руб. в месяц для автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см,
-1500 руб. в месяц для автомобилей с объемом двигателя более 2000 куб. см
вне зависимости от степени износа автомобиля - пробега, расхода ГСМ, ремонта и т.п.
Это объясняется тем, что компенсацию в таком размере работодатель может учитывать в расходах при исчислении налога на прибыль организации.
Вариант 2.
Организация арендует автомобиль у работника
Аренда организацией личного автомобиля работника может быть двух видов:
с экипажем и
без экипажа (ст. ст. 632 и 642 ГК РФ).
В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник,
во втором - иные уполномоченные организацией лица.
Законное основание взаимоотношений организации и работника по этому вопросу - договор аренды автомобиля.
В отличие от выплаты компенсации договор аренды позволяет отразить все особенности правоотношений сторон.
Например, дополнительное страхование автомобиля от различных рисков, условия содержания и ремонта, другие права и обязанности арендатора и арендодателя.
Для оформления аренды транспортного средства необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях, составить и заключить с организацией договор аренды автомобиля.
Договор может заключить только собственник автомобиля, поэтому необходимо предоставить правоустанавливающие документы на автомобиль (паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации), а также полис ОСАГО.
Необходимо внести изменения в полис ОСАГО с учетом количества лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (перечень конкретных лиц либо без ограничений).
Передают автомобиль во временное пользование организации по акту приема-передачи.
Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).
Транспортный налог уплачивает собственник автомобиля, однако в договоре может быть согласовано условие частичной или полной компенсации организацией таких расходов работника.
С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13 процентов (п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Что касается суммы компенсационных выплат, то эти суммы не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (расчетов суммы компенсации, документов, подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, фактические расходы на использование автомобиля, др.) (ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ).
По мнению Минфина России компенсация за использование личного автомобиля сотрудника на работе включает в себя как расходы, связанные с износом автомобиля и его ремонтом, так и траты на ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239).
Поэтому стоимость ГСМ, возмещаемая работнику компанией, не включается в состав расходов для целей расчета налога на прибыль.
Сумма компенсации за использование личного автомобиля и мотоцикла для служебных поездок нормируется законодательством, а стоимость ГСМ уже включена в сумму такой компенсации и, соответственно, не может повторно учитываться в составе расходов.
Компенсации не являются заработной платой работника.
В случае использования работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику полагается компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер таких выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Договор № _
аренды транспортного средства без экипажа
г. _______________ «___» __________ 201_г.
Гражданин ___________________________________________________, именуемый далее по тексту «Арендодатель», паспортные данные____________________________________________________________________, с одной стороны, и ____________________________________________, именуемое далее по тексту «Арендатор», в лице ___________________________________________________, действующего на основании _______________, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Предмет договора
1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору транспортное средство, обладающее техническими характеристиками согласно пункту 1.2. настоящего договора, именуемое далее по тексту «Автомобиль», за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
1.2. Автомобиль обладает следующими техническими характеристиками согласно паспорту транспортного средства:
Идентификационный номер (VIN)
Марка, модель ТС
Наименование (тип ТС)
Категория ТС (A, B, C, D, прицеп)
Год изготовления ТС
Модель, № двигателя
Шасси (рама) №
Кузов (кабина, прицеп) №
Цвет кузова (кабины, прицепа)
Мощность двигателя, л.с. (кВт)
Тип двигателя
1.3. Предоставляемый в аренду Автомобиль принадлежит Арендодателю на праве собственности.
1.4. Автомобиль передается в комплекте со следующей документацией:
- паспорт технического средства серии __________________________;
- свидетельство о регистрации транспортного средства серии ______________.
1.5. Автомобиль будет использоваться Арендатором для служебных поездок персонала, а также для грузовой перевозки незначительных вещей.
2. Права и обязанности сторон
2.1. Арендодатель обязуется:
2.1.1. Передать Автомобиль Арендатору в технически исправном состоянии по акту приема-передачи, подписываемому уполномоченными представителями сторон, на весь срок действия, определенного в пункте 4.1. настоящего договора.
2.2. Арендатор обязуется:
2.2.1. Использовать Автомобиль по его целевому назначению в соответствии с пунктом 1.5. настоящего договора.
2.2.2. В течение всего срока действия настоящего договора поддерживать надлежащее состояние полученного в аренду Автомобиля, включая осуществление текущего и капитального ремонта и приобретения необходимых принадлежностей за свой счет.
2.2.3. Своими силами и за свой счет осуществлять управление арендованным Автомобилем и его эксплуатацию.
2.2.4. Страховать риск своей гражданской ответственности, которая может наступить вследствие причинения вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц при эксплуатации Автомобиля.
2.2.5. Своевременно производить арендные платежи.
2.3. Арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, страхование риска своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией
2.4. Арендатор вправе без согласия Арендодателя в рамках осуществления коммерческой эксплуатации арендованного Автомобиля от своего имени заключать с третьими лицами договоры перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования Автомобиля, указанным в пункте 1.5. настоящего договора.
2.5. Арендатор вправе сдавать арендованный Автомобиль в субаренду без согласия Арендодателя.
3. Стоимость договора
3.1. Арендная плата по настоящему договору составляет __________________ рублей _______ копеек в месяц, и уплачивается Арендатором не позднее ________ числа каждого месяца.
4. Срок действия настоящего договора
4.1. Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и действует до ____________________г. Передача автомобиля осуществляется по акту приема-передачи, подписываемому уполномоченными представителями сторон. После окончания срока договора Арендатор обязан возвратить автомобиль по акту приема-передачи в течение 15 дней.
4.2. При отсутствии заявления одной из Сторон о прекращении договора по окончании срока его действия договор считается продленным каждый раз на один год на тех же условиях, какие были предусмотрены договором.
5. Ответственность сторон
5.1. В случае гибели или повреждения арендованного Автомобиля Арендатор обязан возместить Арендодателю причиненные убытки.
5.2. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным Автомобилем, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет Арендодатель в соответствии с правилами, предусмотренными главой 59 Гражданского Кодекса РФ.
6. Досрочное расторжение договора
6.1. Настоящий договор расторжению в одностороннем порядке не подлежит.
6.2. Стороны вправе досрочно расторгнуть настоящий договор по соглашению между ними.
7. Конфиденциальность
7.1. Условия настоящего договора, дополнительных соглашений к нему и иная информация, полученная сторонами в соответствии с договором, конфиденциальны и не подлежат разглашению.
8. Разрешение споров
8.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между сторонами по вопросам, не нашедшим своего разрешения в тексте данного договора, будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства РФ.
8.2. При неурегулировании в процессе переговоров спорных вопросов споры разрешаются в арбитражном суде в порядке, установленном действующим законодательством РФ.
9. Обстоятельства непреодолимой силы
9.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение своих обязательств по настоящему договору, если их исполнению препятствует чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (непреодолимая сила). В этом случае сторона, для которой возникли такие обстоятельства, обязана как можно скорее сообщить об этом другой стороне.
10. Прочие условия
10.1. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
11. Реквизиты сторон
Арендатор Арендодатель
12. Подписи сторон
От Арендатора: _______________________
М.П.
От Арендодателя: _______________________
Приложение к Договору №
аренды транспортного средства без экипажа от __________________года
Акт N __
приема-передачи транспортного средства
г. _______________ __________________________года
Организация выплачивает работнику компенсацию за использование и износ личного автомобиля в рамках трудовых правоотношений
Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами (ст. 421 ГК РФ). Однако зачастую работодатель предлагает регламентированный Правительством РФ размер компенсации, который равен:
-1200 руб. в месяц для автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см,
-1500 руб. в месяц для автомобилей с объемом двигателя более 2000 куб. см
вне зависимости от степени износа автомобиля - пробега, расхода ГСМ, ремонта и т.п.
Это объясняется тем, что компенсацию в таком размере работодатель может учитывать в расходах при исчислении налога на прибыль организации.
Вариант 2.
Организация арендует автомобиль у работника
Аренда организацией личного автомобиля работника может быть двух видов:
с экипажем и
без экипажа (ст. ст. 632 и 642 ГК РФ).
В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник,
во втором - иные уполномоченные организацией лица.
Законное основание взаимоотношений организации и работника по этому вопросу - договор аренды автомобиля.
В отличие от выплаты компенсации договор аренды позволяет отразить все особенности правоотношений сторон.
Например, дополнительное страхование автомобиля от различных рисков, условия содержания и ремонта, другие права и обязанности арендатора и арендодателя.
Для оформления аренды транспортного средства необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях, составить и заключить с организацией договор аренды автомобиля.
Договор может заключить только собственник автомобиля, поэтому необходимо предоставить правоустанавливающие документы на автомобиль (паспорт транспортного средства, свидетельство о регистрации), а также полис ОСАГО.
Необходимо внести изменения в полис ОСАГО с учетом количества лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (перечень конкретных лиц либо без ограничений).
Передают автомобиль во временное пользование организации по акту приема-передачи.
Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами и т.п.).
Транспортный налог уплачивает собственник автомобиля, однако в договоре может быть согласовано условие частичной или полной компенсации организацией таких расходов работника.
С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ в размере 13 процентов (п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Что касается суммы компенсационных выплат, то эти суммы не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (расчетов суммы компенсации, документов, подтверждающих использование автомобиля в служебных целях, фактические расходы на использование автомобиля, др.) (ст. 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ).
По мнению Минфина России компенсация за использование личного автомобиля сотрудника на работе включает в себя как расходы, связанные с износом автомобиля и его ремонтом, так и траты на ГСМ (письмо Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239).
Поэтому стоимость ГСМ, возмещаемая работнику компанией, не включается в состав расходов для целей расчета налога на прибыль.
Сумма компенсации за использование личного автомобиля и мотоцикла для служебных поездок нормируется законодательством, а стоимость ГСМ уже включена в сумму такой компенсации и, соответственно, не может повторно учитываться в составе расходов.
Компенсации не являются заработной платой работника.
В случае использования работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику полагается компенсация за эксплуатацию, износ (амортизацию) этого имущества, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер таких выплат определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Договор № _
аренды транспортного средства без экипажа
г. _______________ «___» __________ 201_г.
Гражданин ___________________________________________________, именуемый далее по тексту «Арендодатель», паспортные данные____________________________________________________________________, с одной стороны, и ____________________________________________, именуемое далее по тексту «Арендатор», в лице ___________________________________________________, действующего на основании _______________, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. Предмет договора
1.1. Арендодатель предоставляет Арендатору транспортное средство, обладающее техническими характеристиками согласно пункту 1.2. настоящего договора, именуемое далее по тексту «Автомобиль», за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
1.2. Автомобиль обладает следующими техническими характеристиками согласно паспорту транспортного средства:
Идентификационный номер (VIN)
Марка, модель ТС
Наименование (тип ТС)
Категория ТС (A, B, C, D, прицеп)
Год изготовления ТС
Модель, № двигателя
Шасси (рама) №
Кузов (кабина, прицеп) №
Цвет кузова (кабины, прицепа)
Мощность двигателя, л.с. (кВт)
Тип двигателя
1.3. Предоставляемый в аренду Автомобиль принадлежит Арендодателю на праве собственности.
1.4. Автомобиль передается в комплекте со следующей документацией:
- паспорт технического средства серии __________________________;
- свидетельство о регистрации транспортного средства серии ______________.
1.5. Автомобиль будет использоваться Арендатором для служебных поездок персонала, а также для грузовой перевозки незначительных вещей.
2. Права и обязанности сторон
2.1. Арендодатель обязуется:
2.1.1. Передать Автомобиль Арендатору в технически исправном состоянии по акту приема-передачи, подписываемому уполномоченными представителями сторон, на весь срок действия, определенного в пункте 4.1. настоящего договора.
2.2. Арендатор обязуется:
2.2.1. Использовать Автомобиль по его целевому назначению в соответствии с пунктом 1.5. настоящего договора.
2.2.2. В течение всего срока действия настоящего договора поддерживать надлежащее состояние полученного в аренду Автомобиля, включая осуществление текущего и капитального ремонта и приобретения необходимых принадлежностей за свой счет.
2.2.3. Своими силами и за свой счет осуществлять управление арендованным Автомобилем и его эксплуатацию.
2.2.4. Страховать риск своей гражданской ответственности, которая может наступить вследствие причинения вреда жизни, здоровью или имуществу других лиц при эксплуатации Автомобиля.
2.2.5. Своевременно производить арендные платежи.
2.3. Арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, страхование риска своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией
2.4. Арендатор вправе без согласия Арендодателя в рамках осуществления коммерческой эксплуатации арендованного Автомобиля от своего имени заключать с третьими лицами договоры перевозки и иные договоры, если они не противоречат целям использования Автомобиля, указанным в пункте 1.5. настоящего договора.
2.5. Арендатор вправе сдавать арендованный Автомобиль в субаренду без согласия Арендодателя.
3. Стоимость договора
3.1. Арендная плата по настоящему договору составляет __________________ рублей _______ копеек в месяц, и уплачивается Арендатором не позднее ________ числа каждого месяца.
4. Срок действия настоящего договора
4.1. Настоящий договор вступает в силу с момента подписания и действует до ____________________г. Передача автомобиля осуществляется по акту приема-передачи, подписываемому уполномоченными представителями сторон. После окончания срока договора Арендатор обязан возвратить автомобиль по акту приема-передачи в течение 15 дней.
4.2. При отсутствии заявления одной из Сторон о прекращении договора по окончании срока его действия договор считается продленным каждый раз на один год на тех же условиях, какие были предусмотрены договором.
5. Ответственность сторон
5.1. В случае гибели или повреждения арендованного Автомобиля Арендатор обязан возместить Арендодателю причиненные убытки.
5.2. Ответственность за вред, причиненный третьим лицам арендованным Автомобилем, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет Арендодатель в соответствии с правилами, предусмотренными главой 59 Гражданского Кодекса РФ.
6. Досрочное расторжение договора
6.1. Настоящий договор расторжению в одностороннем порядке не подлежит.
6.2. Стороны вправе досрочно расторгнуть настоящий договор по соглашению между ними.
7. Конфиденциальность
7.1. Условия настоящего договора, дополнительных соглашений к нему и иная информация, полученная сторонами в соответствии с договором, конфиденциальны и не подлежат разглашению.
8. Разрешение споров
8.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между сторонами по вопросам, не нашедшим своего разрешения в тексте данного договора, будут разрешаться путем переговоров на основе действующего законодательства РФ.
8.2. При неурегулировании в процессе переговоров спорных вопросов споры разрешаются в арбитражном суде в порядке, установленном действующим законодательством РФ.
9. Обстоятельства непреодолимой силы
9.1. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение своих обязательств по настоящему договору, если их исполнению препятствует чрезвычайное и непредотвратимое при данных условиях обстоятельство (непреодолимая сила). В этом случае сторона, для которой возникли такие обстоятельства, обязана как можно скорее сообщить об этом другой стороне.
10. Прочие условия
10.1. Настоящий договор составлен в двух подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из сторон.
11. Реквизиты сторон
Арендатор Арендодатель
12. Подписи сторон
От Арендатора: _______________________
М.П.
От Арендодателя: _______________________
Приложение к Договору №
аренды транспортного средства без экипажа от __________________года
Акт N __
приема-передачи транспортного средства
г. _______________ __________________________года
