Сотрудник берет отпуск в первых числах месяца. Когда мы должны выплатить ему отпускные?
Отпускные вы должны выплатить не позднее чем за три дня до начала отпуска. Это общее правило, прописанное в статье 136 Трудового кодекса РФ. И никаких исключений нет. А в Роструде еще уточнили, что имеются в виду три календарных, а не рабочих дня (см. письмо от 21 декабря 2011 г. № 3707-6-1).
Так что, если, допустим, отпуск начинается 1 августа 2012 года, отпускные надо выдать не позднее 27 июля (поскольку 28—29 июля выходные дни). Если вдруг 30—31 июля работник заболеет, размер выплаченных сумм потом можно будет уточнить. Как платить налоги и взносы, если отпуск полностью или частично попадает на следующий месяц, вы быстро сориентируетесь по таблице ниже.
Когда платить налоги и взносы, если весь отпуск или его часть приходятся на соседний месяц
Налог на прибыль
В том месяце, на который фактически приходятся дни отпуска Отпускные относятся к расходам на оплату труда (п. 7 ст. 255 Налогового кодекса РФ).
А такие выплаты — это та же зарплата, только выданная вперед. Значит, к отпускным применяется общий принцип: они признаются в составе расходов в том отчетном (налоговом) периоде, к которому относятся, независимо от времени фактической выплаты. Такие выводы есть в письмах Минфина России от 12 мая 2010 г. № 03-03-06/1/323 и от 14 июня 2011 г. № 07-02-06/107.
НДФЛ
На дату выплаты такого дохода
В целях исчисления НДФЛ отпускные не являются оплатой труда. А значит, такой доход надо определять на дату его выплаты. И не важно, за какой период вы его начислили (см. письма ФНС России от 10 апреля 2009 г. № 3-5-04/407@, Минфина России от 15 ноября 2011 г. № 03-04-06/8-306).
Страховые взносы и взносы от несчастных случаев
В момент начисления работнику отпускных
Такой порядок следует из статей 7 и 11 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и статьи 20.1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ. При этом учесть взносы при расчете налога на прибыль вы вправе в полной сумме в том же месяце, когда их начислили. Даже если отпуск начнется только в следующем месяце
Начисляем отпускные (разъяснения Минфина России)
Главное, о чем важно помнить
Главное, о чем важно помнить
1. Рабочий год — это период, за который работнику полагается отпуск полной продолжительности. И он может быть больше 12 месяцев, если сотрудник, скажем, брал отпуска за свой счет.
2. Отпускные надо выплачивать не позднее, чем за три календарных (а не рабочих!) дня до начала отпуска.
3. Страховые взносы начисляют одновременно с отпускными. Даже в том случае, если все дни отдыха приходятся на следующий месяц.
1. Рабочий год — это период, за который работнику полагается отпуск полной продолжительности. И он может быть больше 12 месяцев, если сотрудник, скажем, брал отпуска за свой счет.
2. Отпускные надо выплачивать не позднее, чем за три календарных (а не рабочих!) дня до начала отпуска.
3. Страховые взносы начисляют одновременно с отпускными. Даже в том случае, если все дни отдыха приходятся на следующий месяц.
если дни отдыха совпали с праздниками
За сколько дней полагаются отпускные, если дни отдыха совпали с праздниками.
Вопрос №1.
Продлят ли мне отпуск, если на него выпадут праздничные дни?
Тут все зависит от того, как вы обозначите период отпуска в своем заявлении: общим количеством дней отдыха или же датами его начала и окончания. Предположим, вы берете отпуск с 4 по 17 июня (всего на 14 дней). В этот промежуток времени, как вы знаете, попадает нерабочий праздничный день 12 июня. И вот какие варианты у вас есть.
Вариант первый. В заявлении вы пишете: «Прошу предоставить мне отпуск на период с 4 по 17 июня». В таком случае на работе вы должны будете появиться 18 июня. А оплатят вам 13 дней отпуска. Хотя отдыхать вы будете, как и рассчитывали, полные две недели (то есть 14 дней). Почему так?
Дело в том, что праздничные нерабочие дни в число дней отпуска не входят и их не оплачивают. Но не переживайте, этот лишний день никуда не пропадет и вы сможете отгулять его в рамках следующего отпуска.
Вариант второй. Фраза в заявлении у вас такая: «Прошу предоставить мне отпуск с 4 июня на 14 календарных дней». Тогда на работу вы выйдете уже 19 июня, то есть в действительности будете отдыхать на один день больше. А оплатят вам 14 дней, о которых вы заявили.
Так что если вам в отделе кадров дали стандартную форму заявления и там требуется вписать просто даты начала и окончания отпуска (то есть первый вариант), будьте готовы получить отпускных меньше. Это в том случае, когда период отдыха захватывает праздники.
И не смешивайте оба варианта! То есть не пишите: «Прошу предоставить мне отпуск на период с 4 по 17 июня на 14 календарных дней». Так вы только запутаете бухгалтерию: сколько же дней вам оплачивать. В итоге вас попросту попросят переписать заявление.
Вопрос №2.
Как отразится на длительности отпуска перенос выходных по стране?
Допустим, вы идете в отпуск на 28 календарных дней с 14 мая. То есть, по идее, вы должны начать работать 11 июня. Но в 2012 году этот день — выходной, а рабочей является суббота 9 июня. Так решили в Правительстве РФ. «Когда же выходить на работу и сколько дней отпуска мне в итоге оплатит компания?» — спросите вы.
Так вот, на работу вы выйдете в среду — 13 июня, поскольку 11 и 12 июня объявлены выходными по всей стране. Но ни 11-е, ни 12-е в число дней вашего отпуска не войдут. Вам оплатят только 28 календарных дней отдыха.
И что приятно: отрабатывать за ставшую рабочей субботу 9 июня вам не придется. Для этого нет никаких оснований. И не важно, что вы отдыхали и 9, и 11 июня.
Вопрос №3.
Какую зарплату я получу, если в месяце отпуска есть праздники?
Как мы уже говорили, праздники в число дней отпуска не входят и их вам не оплачивают. А чем больше вы отдыхаете, тем меньше получаете заработной платы. Поэтому выгоднее всего идти в отпуск в те месяцы, в которых больше рабочих дней. То есть когда праздников нет. Ведь в этом случае отработанных дней у вас будет больше, а вместе с тем и больше сумма зарплаты.
Например, вы идете в отпуск в январе и в августе 2012 года.
Пример. Как влияет на получаемую общую сумму количество рабочих дней в месяце
Отпуск в январе
Вы взяли отпуск в период с 10 по 29 января 2012 года, то есть на 20 календарных дней. 2011 год (для бухгалтера — это расчетный период) вы отработали полностью. Допустим, ваш оклад в течение этого времени не менялся и был равен 30 000 руб. Тогда сумма отпускных составит:
30 000 руб. 12 мес. : 12 мес. : 29,4 дн. 20 дн. = 20 408,16 руб.
Кроме этой суммы вам полагается еще заработок за два отработанных дня в январе. Он составит 3750 руб. (30 000 руб. : 16 дн. 2 дн.). Всего за январь у вас получится 24 158,16 руб. (20 408,16 + 3750). Как видите, заметно меньше оклада.
Отпуск в августе
Теперь предположим, что в отпуск вы пойдете с 7 по 26 августа на тот же срок — 20 календарных дней. При сохранении тех же условий вам начислят ту же сумму отпускных — 20 408,16 руб.
Но кроме этого вам полагается еще и зарплата за девять отработанных в августе дней. Эта сумма составит 11 739,13 руб. (30 000 руб. / 23 дн. 9 дн.). А всего получается 32 147,29 руб. (20 408,16 + 11 739,13), что даже больше оклада.
Как вы увидели на примере, разница очень существенна. Происходит это оттого, что при окладной системе оплаты труда заработок за месяц не зависит от того, сколько рабочих дней в месяце — 16 или 23.
Но если все рабочее время данного месяца вы отдыхаете, то, кроме отпускных, начислять вам будет нечего. Если же в месяце есть еще и отработанные дни, то общая сумма за этот месяц возрастает, и порой значительно.
Вопрос №4. Можно ли попросить отпуск только на рабочие дни?
Да, конечно. По закону вы вправе разбивать отпуск на любые части. Главное, чтобы одна из них была не меньше 14 (!) календарных дней. Остальные могут быть хоть по паре дней. Поэтому вы вправе просить пять дней законного отдыха с понедельника по пятницу. Или вот в случае с июньскими праздниками можете написать заявление на три рабочих дня — с 13 по 15 июня, а фактически отдыхать вы будете восемь дней — с 10 по 17 июня (с учетом того, что 9 июня в этом году — рабочая суббота).
Если же ваш отпуск начинается, например, в четверг, а заканчивается в среду и вы хотите исключить выходные из отпускных дней, придется написать два заявления. Первое — на четверг и пятницу, а второе — на понедельник—среду следующей недели.
Только хотим предупредить. В бухгалтерии или в отделе кадров вам все же могут отказать в таком произвольном делении отпуска. И спорить тут смысла нет. Дело в том, что делить отпуск на части Трудовой кодекс РФ разрешает только по соглашению сторон. То есть на два дня отпуска должны быть согласны и вы, и ваше начальство.
Вопрос №1.
Продлят ли мне отпуск, если на него выпадут праздничные дни?
Тут все зависит от того, как вы обозначите период отпуска в своем заявлении: общим количеством дней отдыха или же датами его начала и окончания. Предположим, вы берете отпуск с 4 по 17 июня (всего на 14 дней). В этот промежуток времени, как вы знаете, попадает нерабочий праздничный день 12 июня. И вот какие варианты у вас есть.
Вариант первый. В заявлении вы пишете: «Прошу предоставить мне отпуск на период с 4 по 17 июня». В таком случае на работе вы должны будете появиться 18 июня. А оплатят вам 13 дней отпуска. Хотя отдыхать вы будете, как и рассчитывали, полные две недели (то есть 14 дней). Почему так?
Дело в том, что праздничные нерабочие дни в число дней отпуска не входят и их не оплачивают. Но не переживайте, этот лишний день никуда не пропадет и вы сможете отгулять его в рамках следующего отпуска.
Вариант второй. Фраза в заявлении у вас такая: «Прошу предоставить мне отпуск с 4 июня на 14 календарных дней». Тогда на работу вы выйдете уже 19 июня, то есть в действительности будете отдыхать на один день больше. А оплатят вам 14 дней, о которых вы заявили.
Так что если вам в отделе кадров дали стандартную форму заявления и там требуется вписать просто даты начала и окончания отпуска (то есть первый вариант), будьте готовы получить отпускных меньше. Это в том случае, когда период отдыха захватывает праздники.
И не смешивайте оба варианта! То есть не пишите: «Прошу предоставить мне отпуск на период с 4 по 17 июня на 14 календарных дней». Так вы только запутаете бухгалтерию: сколько же дней вам оплачивать. В итоге вас попросту попросят переписать заявление.
Вопрос №2.
Как отразится на длительности отпуска перенос выходных по стране?
Допустим, вы идете в отпуск на 28 календарных дней с 14 мая. То есть, по идее, вы должны начать работать 11 июня. Но в 2012 году этот день — выходной, а рабочей является суббота 9 июня. Так решили в Правительстве РФ. «Когда же выходить на работу и сколько дней отпуска мне в итоге оплатит компания?» — спросите вы.
Так вот, на работу вы выйдете в среду — 13 июня, поскольку 11 и 12 июня объявлены выходными по всей стране. Но ни 11-е, ни 12-е в число дней вашего отпуска не войдут. Вам оплатят только 28 календарных дней отдыха.
И что приятно: отрабатывать за ставшую рабочей субботу 9 июня вам не придется. Для этого нет никаких оснований. И не важно, что вы отдыхали и 9, и 11 июня.
Вопрос №3.
Какую зарплату я получу, если в месяце отпуска есть праздники?
Как мы уже говорили, праздники в число дней отпуска не входят и их вам не оплачивают. А чем больше вы отдыхаете, тем меньше получаете заработной платы. Поэтому выгоднее всего идти в отпуск в те месяцы, в которых больше рабочих дней. То есть когда праздников нет. Ведь в этом случае отработанных дней у вас будет больше, а вместе с тем и больше сумма зарплаты.
Например, вы идете в отпуск в январе и в августе 2012 года.
Пример. Как влияет на получаемую общую сумму количество рабочих дней в месяце
Отпуск в январе
Вы взяли отпуск в период с 10 по 29 января 2012 года, то есть на 20 календарных дней. 2011 год (для бухгалтера — это расчетный период) вы отработали полностью. Допустим, ваш оклад в течение этого времени не менялся и был равен 30 000 руб. Тогда сумма отпускных составит:
30 000 руб. 12 мес. : 12 мес. : 29,4 дн. 20 дн. = 20 408,16 руб.
Кроме этой суммы вам полагается еще заработок за два отработанных дня в январе. Он составит 3750 руб. (30 000 руб. : 16 дн. 2 дн.). Всего за январь у вас получится 24 158,16 руб. (20 408,16 + 3750). Как видите, заметно меньше оклада.
Отпуск в августе
Теперь предположим, что в отпуск вы пойдете с 7 по 26 августа на тот же срок — 20 календарных дней. При сохранении тех же условий вам начислят ту же сумму отпускных — 20 408,16 руб.
Но кроме этого вам полагается еще и зарплата за девять отработанных в августе дней. Эта сумма составит 11 739,13 руб. (30 000 руб. / 23 дн. 9 дн.). А всего получается 32 147,29 руб. (20 408,16 + 11 739,13), что даже больше оклада.
Как вы увидели на примере, разница очень существенна. Происходит это оттого, что при окладной системе оплаты труда заработок за месяц не зависит от того, сколько рабочих дней в месяце — 16 или 23.
Но если все рабочее время данного месяца вы отдыхаете, то, кроме отпускных, начислять вам будет нечего. Если же в месяце есть еще и отработанные дни, то общая сумма за этот месяц возрастает, и порой значительно.
Вопрос №4. Можно ли попросить отпуск только на рабочие дни?
Да, конечно. По закону вы вправе разбивать отпуск на любые части. Главное, чтобы одна из них была не меньше 14 (!) календарных дней. Остальные могут быть хоть по паре дней. Поэтому вы вправе просить пять дней законного отдыха с понедельника по пятницу. Или вот в случае с июньскими праздниками можете написать заявление на три рабочих дня — с 13 по 15 июня, а фактически отдыхать вы будете восемь дней — с 10 по 17 июня (с учетом того, что 9 июня в этом году — рабочая суббота).
Если же ваш отпуск начинается, например, в четверг, а заканчивается в среду и вы хотите исключить выходные из отпускных дней, придется написать два заявления. Первое — на четверг и пятницу, а второе — на понедельник—среду следующей недели.
Только хотим предупредить. В бухгалтерии или в отделе кадров вам все же могут отказать в таком произвольном делении отпуска. И спорить тут смысла нет. Дело в том, что делить отпуск на части Трудовой кодекс РФ разрешает только по соглашению сторон. То есть на два дня отпуска должны быть согласны и вы, и ваше начальство.
Форма № Т-60
Форма № Т-60, которая оградит от претензий расходы на оплату отпускных.
Почему этот документ важен: Инспекторы могут не признать отпускные в расходах, если компания документально не подтвердит их сумму. Главный документ, который позволит избежать претензий, — форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
В чем часто ошибаются: Праздники включать в число календарных дней отпуска не нужно. Кроме того, рабочий год, за который предоставляется отпуск, вовсе не совпадает с календарным.
Когда понадобится документ
Всякий раз, когда сотрудник компании идет в отпуск, необходимо сделать расчет отпускных по специальной унифицированной форме. Без этого документа налоговики могут отказать признать расходы на отпускные при расчете налога на прибыль. Причем даже при наличии приказа о предоставлении отпуска (который тоже составляется по унифицированной форме).
Форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»
Форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Все документы, приведенные в этом постановлении, являются обязательными для применения, поэтому составлять записку-расчет в произвольной форме нельзя.
В форме № Т-60 фиксируется прежде всего собственно величина отпускных. Кроме того, надо будет привести и другие показатели, в частности:
-рабочий год, за который предоставляется отпуск;
-продолжительность отпуска;
-выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам);
-количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
-среднедневной заработок.
Почему этот документ важен: Инспекторы могут не признать отпускные в расходах, если компания документально не подтвердит их сумму. Главный документ, который позволит избежать претензий, — форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».
В чем часто ошибаются: Праздники включать в число календарных дней отпуска не нужно. Кроме того, рабочий год, за который предоставляется отпуск, вовсе не совпадает с календарным.
Когда понадобится документ
Всякий раз, когда сотрудник компании идет в отпуск, необходимо сделать расчет отпускных по специальной унифицированной форме. Без этого документа налоговики могут отказать признать расходы на отпускные при расчете налога на прибыль. Причем даже при наличии приказа о предоставлении отпуска (который тоже составляется по унифицированной форме).
Форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»
Форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Все документы, приведенные в этом постановлении, являются обязательными для применения, поэтому составлять записку-расчет в произвольной форме нельзя.
В форме № Т-60 фиксируется прежде всего собственно величина отпускных. Кроме того, надо будет привести и другие показатели, в частности:
-рабочий год, за который предоставляется отпуск;
-продолжительность отпуска;
-выплаты, учитываемые при расчете отпускных (при этом указывают как общую сумму, так и с разбивкой по месяцам);
-количество календарных дней, приходящихся на отработанное время;
-среднедневной заработок.
Как определить рабочий год.
Календарный и рабочий годы не имеют ничего общего.
Если календарный начинается 1 января и заканчивается 31 декабря, то рабочий отсчитывается с даты приема на работу.
Например, сотрудник устроился в компанию 8 июня 2009 года. Тогда рабочим годом будет период времени с этой даты и по 7 июня 2010 года включительно. Но обратите внимание: есть периоды времени, которые в отпускной стаж не включаются. Например, отпуска за свой счет начиная с 15-го дня или отпуска по уходу за ребенком (ст. 121 Трудового кодекса РФ).
В этом случае рабочий год продлевается на время таких периодов.
Если календарный начинается 1 января и заканчивается 31 декабря, то рабочий отсчитывается с даты приема на работу.
Например, сотрудник устроился в компанию 8 июня 2009 года. Тогда рабочим годом будет период времени с этой даты и по 7 июня 2010 года включительно. Но обратите внимание: есть периоды времени, которые в отпускной стаж не включаются. Например, отпуска за свой счет начиная с 15-го дня или отпуска по уходу за ребенком (ст. 121 Трудового кодекса РФ).
В этом случае рабочий год продлевается на время таких периодов.
Что учесть, определяя продолжительность отпуска.
По общему правилу продолжительность оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. Но работнику может полагаться как удлиненный ежегодный отпуск, так и дополнительный. Причем такой отпуск может быть установлен законодательно (например, при ненормированном рабочем дне). А может предоставляться самой компанией на основании ее внутренних документов.
Одна из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней, другие же могут иметь любую продолжительность (ст. 125 Трудового кодекса РФ). То есть работник вправе написать заявление как на отпуск с понедельника по пятницу, так и с субботы одной недели по воскресенье другой.
Еще одна деталь, о которой важно помнить. Выходные праздничные дни в число дней отпуска не включаются и, соответственно, не оплачиваются (ст. 120 Трудового кодекса РФ).
Допустим, работник написал заявление, что собирается отдыхать 7 календарных дней начиная с 8 июня 2009 года. Это означает, что последним днем отпуска будет 15 июня. Ведь 12 июня - праздник. Поэтому будьте внимательны в том случае, когда в заявлении на отпуск не указана его продолжительность, а просто приведены даты начала и окончания отпуска. Возьмем тот же пример, но предположим, что в заявлении просто указано, что работник идет в отпуск с 8 по 14 июня. Тогда продолжительность отпуска составит 6 календарных дней, несмотря на то что фактически сотрудник будет отдыхать полную неделю.
В форме № Т-60 сумму отпускных нужно привести с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск.
Одна из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней, другие же могут иметь любую продолжительность (ст. 125 Трудового кодекса РФ). То есть работник вправе написать заявление как на отпуск с понедельника по пятницу, так и с субботы одной недели по воскресенье другой.
Еще одна деталь, о которой важно помнить. Выходные праздничные дни в число дней отпуска не включаются и, соответственно, не оплачиваются (ст. 120 Трудового кодекса РФ).
Допустим, работник написал заявление, что собирается отдыхать 7 календарных дней начиная с 8 июня 2009 года. Это означает, что последним днем отпуска будет 15 июня. Ведь 12 июня - праздник. Поэтому будьте внимательны в том случае, когда в заявлении на отпуск не указана его продолжительность, а просто приведены даты начала и окончания отпуска. Возьмем тот же пример, но предположим, что в заявлении просто указано, что работник идет в отпуск с 8 по 14 июня. Тогда продолжительность отпуска составит 6 календарных дней, несмотря на то что фактически сотрудник будет отдыхать полную неделю.
В форме № Т-60 сумму отпускных нужно привести с разбивкой по месяцам, на которые приходится отпуск.
Как оформить неоплачиваемый отпуск
В первую очередь работнику нужно написать заявление и указать в нем срок отпуска и причину, по которой он ему необходим.
Если руководитель заявление одобрил, то нужно издать приказ по форме № Т-6 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Помимо номера, даты составления, должности и инициалов сотрудника в приказе нужно указать вид отпуска — без сохранения заработной платы. А также количество календарных дней, на которые он предоставляется. Если неоплачиваемый отпуск присоединяется к основному оплачиваемому, то нужно заполнить разделы « А » и « Б ». А в разделе « В » прописать общее количество дней отдыха.
Приказ должен быть подписан именно руководителем организации (а не подразделения) или уполномоченным лицом. Отпроситься, к примеру, у начальника отдела будет недостаточно. После того как приказ будет подписан, с ним нужно под роспись ознакомить сотрудника.
Если работник уйдет в неоплачиваемый отпуск до того, как издан приказ, и не подпишет его, то это будет считаться явным нарушением трудовой дисциплины. За это сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Если вы все же решите уволить такого сотрудника за прогул, то вы нарушите трудовое законодательство.
Оформив приказ, не забудьте отразить отпуск в личной карточке работника (форма № Т-2). В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) также следует обозначить дни отпуска:
— «ДО» (цифровой код 16) — отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя (например, по семейным обстоятельствам);
— «ОЗ» (цифровой код 17) — отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством РФ (например, при предоставлении неоплачиваемого отпуска сотруднику, который поступает в вуз);
— «ДБ» (цифровой код 18) — ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы (например, работникам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет).
Конечно, это правило не относится к той категории сотрудников, которым отпуск полагается по закону. Например, работающие пенсионеры по старости (по возрасту) До 14 календарных дней в году Статья 128 Трудового кодекса РФ. А еще работающие инвалиды и сотрудники, у которых недавно родились дети. Полный перечень льготных категорий можно найти в статье 128 Трудового кодекса РФ.
Если руководитель заявление одобрил, то нужно издать приказ по форме № Т-6 (утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Помимо номера, даты составления, должности и инициалов сотрудника в приказе нужно указать вид отпуска — без сохранения заработной платы. А также количество календарных дней, на которые он предоставляется. Если неоплачиваемый отпуск присоединяется к основному оплачиваемому, то нужно заполнить разделы « А » и « Б ». А в разделе « В » прописать общее количество дней отдыха.
Приказ должен быть подписан именно руководителем организации (а не подразделения) или уполномоченным лицом. Отпроситься, к примеру, у начальника отдела будет недостаточно. После того как приказ будет подписан, с ним нужно под роспись ознакомить сотрудника.
Если работник уйдет в неоплачиваемый отпуск до того, как издан приказ, и не подпишет его, то это будет считаться явным нарушением трудовой дисциплины. За это сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
Если вы все же решите уволить такого сотрудника за прогул, то вы нарушите трудовое законодательство.
Оформив приказ, не забудьте отразить отпуск в личной карточке работника (форма № Т-2). В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) также следует обозначить дни отпуска:
— «ДО» (цифровой код 16) — отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя (например, по семейным обстоятельствам);
— «ОЗ» (цифровой код 17) — отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством РФ (например, при предоставлении неоплачиваемого отпуска сотруднику, который поступает в вуз);
— «ДБ» (цифровой код 18) — ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы (например, работникам, имеющим двух и более детей в возрасте до 14 лет).
Конечно, это правило не относится к той категории сотрудников, которым отпуск полагается по закону. Например, работающие пенсионеры по старости (по возрасту) До 14 календарных дней в году Статья 128 Трудового кодекса РФ. А еще работающие инвалиды и сотрудники, у которых недавно родились дети. Полный перечень льготных категорий можно найти в статье 128 Трудового кодекса РФ.
Как повлияет отдых за свой счет на очередной оплачиваемый от
Сам по себе неоплачиваемый отпуск в коммерческих организациях никаким сроком не ограничивается.
То есть максимальное количество дней не определено. Ограничения есть только у государственных гражданских и муниципальных служащих: они могут уходить в отпуск за свой счет на срок до одного года (п. 15 ст. 46 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).
Но в любом случае учет отпусков за свой счет необходимо вести. Так как эти выходные могут отразиться на других выплатах в пользу сотрудника.
Так, дни отдыха за свой счет влияют на стаж работы, от которого зависит право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
В соответствии со статьей 121 Трудового кодекса РФ в этот стаж не включается время неоплачиваемых отгулов сверх 14 календарных дней в рабочем году.
Пример: Сотрудник в течение года был в отпуске за свой счет более 14 дней
Сотрудник устроился в компанию 1 сентября 2010 года. Следовательно, рабочий год, по истечении которого ему положен отпуск в 28 дней, закончится 31 августа 2011 года.
В течение этого периода он был в отпуске без сохранения заработной платы в течение 20 дней.
Так как этот срок превышает 14 дней, продолжительность рабочего года будет увеличена на 6 дней: он начнется 1 сентября 2010 года и закончится 6 сентября 2011 года.
Главное, о чем важно помнить
1. Категории сотрудников, для которых вы хотите установить право на отпуск за свой счет, можно прописать в коллективном договоре.
2. Неоплачиваемый отпуск увеличивает продолжительность рабочего года, если превышает 14 дней.
То есть максимальное количество дней не определено. Ограничения есть только у государственных гражданских и муниципальных служащих: они могут уходить в отпуск за свой счет на срок до одного года (п. 15 ст. 46 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ).
Но в любом случае учет отпусков за свой счет необходимо вести. Так как эти выходные могут отразиться на других выплатах в пользу сотрудника.
Так, дни отдыха за свой счет влияют на стаж работы, от которого зависит право на ежегодный оплачиваемый отпуск.
В соответствии со статьей 121 Трудового кодекса РФ в этот стаж не включается время неоплачиваемых отгулов сверх 14 календарных дней в рабочем году.
Пример: Сотрудник в течение года был в отпуске за свой счет более 14 дней
Сотрудник устроился в компанию 1 сентября 2010 года. Следовательно, рабочий год, по истечении которого ему положен отпуск в 28 дней, закончится 31 августа 2011 года.
В течение этого периода он был в отпуске без сохранения заработной платы в течение 20 дней.
Так как этот срок превышает 14 дней, продолжительность рабочего года будет увеличена на 6 дней: он начнется 1 сентября 2010 года и закончится 6 сентября 2011 года.
Главное, о чем важно помнить
1. Категории сотрудников, для которых вы хотите установить право на отпуск за свой счет, можно прописать в коллективном договоре.
2. Неоплачиваемый отпуск увеличивает продолжительность рабочего года, если превышает 14 дней.
Когда нужно удержать и перечислить НДФЛ с отпускных?
Выплачивая работнику отпускные, НДФЛ в бюджет нужно перечислить в этот же день.
Письмо ФНС России от 13.06.2012г. № ЕД-4-3/9698@
О ДАТЕ ФАКТИЧЕСКОГО ПОЛУЧЕНИЯ ДОХОДА
Федеральная налоговая служба направляет для сведения письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов Российской Федерации от 06.06.2012 N 03-04-08/8-139 по вопросу определения даты фактического получения дохода в виде оплаты отпускных.
Доведите указанное письмо до нижестоящих налоговых органов.
Советник
государственной гражданской службы
Российской Федерации
2 класса
Д.В.ЕГОРОВ
Приложение
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 6 июня 2012 г. N 03-04-08/8-139
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо Федеральной налоговой службы от 02.05.2012 N ЕД-4-3/7313 по вопросу определения даты фактического получения дохода в виде оплаты отпускных и сообщает.
Согласно пункту 2 статьи 223 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
Дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 Кодекса как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках.
Указанный вывод подтверждается решением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 07.02.2012 N 11709/11.
Директор Департамента
И.В.ТРУНИН
Письмо ФНС России от 13.06.2012г. № ЕД-4-3/9698@
О ДАТЕ ФАКТИЧЕСКОГО ПОЛУЧЕНИЯ ДОХОДА
Федеральная налоговая служба направляет для сведения письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Министерства финансов Российской Федерации от 06.06.2012 N 03-04-08/8-139 по вопросу определения даты фактического получения дохода в виде оплаты отпускных.
Доведите указанное письмо до нижестоящих налоговых органов.
Советник
государственной гражданской службы
Российской Федерации
2 класса
Д.В.ЕГОРОВ
Приложение
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 6 июня 2012 г. N 03-04-08/8-139
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо Федеральной налоговой службы от 02.05.2012 N ЕД-4-3/7313 по вопросу определения даты фактического получения дохода в виде оплаты отпускных и сообщает.
Согласно пункту 2 статьи 223 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) при получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом).
Дата фактического получения дохода в виде оплаты отпуска определяется в соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 Кодекса как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках.
Указанный вывод подтверждается решением Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 07.02.2012 N 11709/11.
Директор Департамента
И.В.ТРУНИН
Расчет отпускных если дни отпуска совпадают с праздниками
За сколько дней полагаются отпускные, если дни отдыха совпали с праздниками
Сотрудники любят прибавлять отпуск к праздникам.
Например, отдыхать между 1 и 9 мая или перед 12 июня. Но работнику в таком случае не всегда понятно, когда ему выходить на работу и сколько отпускных он получит.
Чтобы вам не тратить время на разъяснения, выдайте сотруднику, решившему удлинить отпуск за счет праздников, эту памятку. В ней он найдет готовые ответы на свои вопросы.
Продлят ли мне отпуск, если на него выпадут праздничные дни?
Тут все зависит от того, как вы обозначите период отпуска в своем заявлении: общим количеством дней отдыха или же датами его начала и окончания.
Предположим, вы берете отпуск с 4 по 17 июня (всего на 14 дней).
В этот промежуток времени, как вы знаете, попадает нерабочий праздничный день 12 июня.
И вот какие варианты у вас есть.
Вариант первый.
В заявлении вы пишете: «Прошу предоставить мне отпуск на период с 4 по 17 июня». В таком случае на работе вы должны будете появиться 18 июня. А оплатят вам 13 дней отпуска. Хотя отдыхать вы будете, как и рассчитывали, полные две недели (то есть 14 дней). Почему так?
Дело в том, что праздничные нерабочие дни в число дней отпуска не входят и их не оплачивают. Но не переживайте, этот лишний день никуда не пропадет и вы сможете отгулять его в рамках следующего отпуска.
Вариант второй.
Фраза в заявлении у вас такая: «Прошу предоставить мне отпуск с 4 июня на 14 календарных дней». Тогда на работу вы выйдете уже 19 июня, то есть в действительности будете отдыхать на один день больше. А оплатят вам 14 дней, о которых вы заявили.
Так что если вам в отделе кадров дали стандартную форму заявления и там требуется вписать просто даты начала и окончания отпуска (то есть первый вариант), будьте готовы получить отпускных меньше.
Это в том случае, когда период отдыха захватывает праздники.
И не смешивайте оба варианта! То есть не пишите: «Прошу предоставить мне отпуск на период с 4 по 17 июня на 14 календарных дней». Так вы только запутаете бухгалтерию: сколько же дней вам оплачивать. В итоге вас попросту попросят переписать заявление.
Какую зарплату я получу, если в месяце отпуска есть праздники?
Как мы уже говорили, праздники в число дней отпуска не входят и их вам не оплачивают.
А чем больше вы отдыхаете, тем меньше получаете заработной платы.
Поэтому выгоднее всего идти в отпуск в те месяцы, в которых больше рабочих дней.
То есть когда праздников нет. Ведь в этом случае отработанных дней у вас будет больше, а вместе с тем и больше сумма зарплаты.
Покажем на примере, в чем разница. Допустим, человек ходил в отпуск в январе и в августе 2012 года.
Пример.
Как влияет на получаемую общую сумму количество рабочих дней в месяце
Отпуск в январе
Вы взяли отпуск в период с 10 по 29 января 2012 года, то есть на 20 календарных дней. 2011 год (для бухгалтера — это расчетный период) вы отработали полностью. Допустим, ваш оклад в течение этого времени не менялся и был равен 30 000 руб. Тогда сумма отпускных составит:
30 000 руб. 12 мес. : 12 мес. : 29,4 дн. 20 дн. = 20 408,16 руб.
Кроме этой суммы вам полагается еще заработок за два отработанных дня в январе. Он составит 3750 руб. (30 000 руб. : 16 дн. 2 дн.). Всего за январь у вас получится 24 158,16 руб. (20 408,16 + 3750). Как видите, заметно меньше оклада.
Отпуск в августе
Теперь предположим, что в отпуск вы пойдете с 7 по 26 августа на тот же срок — 20 календарных дней. При сохранении тех же условий вам начислят ту же сумму отпускных — 20 408,16 руб.
Но кроме этого вам полагается еще и зарплата за девять отработанных в августе дней. Эта сумма составит 11 739,13 руб. (30 000 руб. / 23 дн. 9 дн.). А всего получается 32 147,29 руб. (20 408,16 + 11 739,13), что даже больше оклада.
Как вы увидели на примере, разница очень существенна. Происходит это оттого, что при окладной системе оплаты труда заработок за месяц не зависит от того, сколько рабочих дней в месяце — 16 или 23.
Но если все рабочее время данного месяца вы отдыхаете, то, кроме отпускных, начислять вам будет нечего.
Если же в месяце есть еще и отработанные дни, то общая сумма за этот месяц возрастает, и порой значительно.
Можно ли попросить отпуск только на рабочие дни?
Да, конечно. По закону вы вправе разбивать отпуск на любые части.
Главное, чтобы одна из них была не меньше 14 (!) календарных дней. Остальные могут быть хоть по паре дней.
Поэтому вы вправе просить пять дней законного отдыха с понедельника по пятницу.
Или вот в случае с июньскими праздниками можете написать заявление на четыре рабочих дня — 10, 11, 13 и 14 июня. А фактически отдыхать вы будете девять дней — с 8 по 16 июня.
Но для этого придется написать два заявления. Первое — на 10-11 июня, а второе — на 13-14 мюня.
Только хотим предупредить.
В бухгалтерии или в отделе кадров вам все же могут отказать в таком произвольном делении отпуска. И спорить тут смысла нет.
Дело в том, что делить отпуск на части Трудовой кодекс РФ разрешает только по соглашению сторон. То есть на два дня отпуска должны быть согласны и вы, и ваше начальство.
Сотрудники любят прибавлять отпуск к праздникам.
Например, отдыхать между 1 и 9 мая или перед 12 июня. Но работнику в таком случае не всегда понятно, когда ему выходить на работу и сколько отпускных он получит.
Чтобы вам не тратить время на разъяснения, выдайте сотруднику, решившему удлинить отпуск за счет праздников, эту памятку. В ней он найдет готовые ответы на свои вопросы.
Продлят ли мне отпуск, если на него выпадут праздничные дни?
Тут все зависит от того, как вы обозначите период отпуска в своем заявлении: общим количеством дней отдыха или же датами его начала и окончания.
Предположим, вы берете отпуск с 4 по 17 июня (всего на 14 дней).
В этот промежуток времени, как вы знаете, попадает нерабочий праздничный день 12 июня.
И вот какие варианты у вас есть.
Вариант первый.
В заявлении вы пишете: «Прошу предоставить мне отпуск на период с 4 по 17 июня». В таком случае на работе вы должны будете появиться 18 июня. А оплатят вам 13 дней отпуска. Хотя отдыхать вы будете, как и рассчитывали, полные две недели (то есть 14 дней). Почему так?
Дело в том, что праздничные нерабочие дни в число дней отпуска не входят и их не оплачивают. Но не переживайте, этот лишний день никуда не пропадет и вы сможете отгулять его в рамках следующего отпуска.
Вариант второй.
Фраза в заявлении у вас такая: «Прошу предоставить мне отпуск с 4 июня на 14 календарных дней». Тогда на работу вы выйдете уже 19 июня, то есть в действительности будете отдыхать на один день больше. А оплатят вам 14 дней, о которых вы заявили.
Так что если вам в отделе кадров дали стандартную форму заявления и там требуется вписать просто даты начала и окончания отпуска (то есть первый вариант), будьте готовы получить отпускных меньше.
Это в том случае, когда период отдыха захватывает праздники.
И не смешивайте оба варианта! То есть не пишите: «Прошу предоставить мне отпуск на период с 4 по 17 июня на 14 календарных дней». Так вы только запутаете бухгалтерию: сколько же дней вам оплачивать. В итоге вас попросту попросят переписать заявление.
Какую зарплату я получу, если в месяце отпуска есть праздники?
Как мы уже говорили, праздники в число дней отпуска не входят и их вам не оплачивают.
А чем больше вы отдыхаете, тем меньше получаете заработной платы.
Поэтому выгоднее всего идти в отпуск в те месяцы, в которых больше рабочих дней.
То есть когда праздников нет. Ведь в этом случае отработанных дней у вас будет больше, а вместе с тем и больше сумма зарплаты.
Покажем на примере, в чем разница. Допустим, человек ходил в отпуск в январе и в августе 2012 года.
Пример.
Как влияет на получаемую общую сумму количество рабочих дней в месяце
Отпуск в январе
Вы взяли отпуск в период с 10 по 29 января 2012 года, то есть на 20 календарных дней. 2011 год (для бухгалтера — это расчетный период) вы отработали полностью. Допустим, ваш оклад в течение этого времени не менялся и был равен 30 000 руб. Тогда сумма отпускных составит:
30 000 руб. 12 мес. : 12 мес. : 29,4 дн. 20 дн. = 20 408,16 руб.
Кроме этой суммы вам полагается еще заработок за два отработанных дня в январе. Он составит 3750 руб. (30 000 руб. : 16 дн. 2 дн.). Всего за январь у вас получится 24 158,16 руб. (20 408,16 + 3750). Как видите, заметно меньше оклада.
Отпуск в августе
Теперь предположим, что в отпуск вы пойдете с 7 по 26 августа на тот же срок — 20 календарных дней. При сохранении тех же условий вам начислят ту же сумму отпускных — 20 408,16 руб.
Но кроме этого вам полагается еще и зарплата за девять отработанных в августе дней. Эта сумма составит 11 739,13 руб. (30 000 руб. / 23 дн. 9 дн.). А всего получается 32 147,29 руб. (20 408,16 + 11 739,13), что даже больше оклада.
Как вы увидели на примере, разница очень существенна. Происходит это оттого, что при окладной системе оплаты труда заработок за месяц не зависит от того, сколько рабочих дней в месяце — 16 или 23.
Но если все рабочее время данного месяца вы отдыхаете, то, кроме отпускных, начислять вам будет нечего.
Если же в месяце есть еще и отработанные дни, то общая сумма за этот месяц возрастает, и порой значительно.
Можно ли попросить отпуск только на рабочие дни?
Да, конечно. По закону вы вправе разбивать отпуск на любые части.
Главное, чтобы одна из них была не меньше 14 (!) календарных дней. Остальные могут быть хоть по паре дней.
Поэтому вы вправе просить пять дней законного отдыха с понедельника по пятницу.
Или вот в случае с июньскими праздниками можете написать заявление на четыре рабочих дня — 10, 11, 13 и 14 июня. А фактически отдыхать вы будете девять дней — с 8 по 16 июня.
Но для этого придется написать два заявления. Первое — на 10-11 июня, а второе — на 13-14 мюня.
Только хотим предупредить.
В бухгалтерии или в отделе кадров вам все же могут отказать в таком произвольном делении отпуска. И спорить тут смысла нет.
Дело в том, что делить отпуск на части Трудовой кодекс РФ разрешает только по соглашению сторон. То есть на два дня отпуска должны быть согласны и вы, и ваше начальство.
