ФНС отказывается принимать для проверки скан-копии бумажных документов
Федеральная налоговая служба разъяснила, что скан-копия электронного документа, заверенного усиленными квалифицированными электронными подписями, не может заменить подлинник документа.
Поэтому при запросе документов на проверку инспекторы ФНС принимать такие копии не будут. ФНС России рассказала о том, какие документы налогоплательщик обязан предоставить проверяющим по запросу.
Об этом идет речь в письмо от 17 мая 2016 г. № АС-4-15/8657@.
Налоговики разъяснили, что если проверяющие запросили у налогоплательщика подлинник документа, который был составлен в бумажной форме, нельзя представлять его электронный скан-образ взамен.
Скан-копия документа, даже удостоверенная усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц участников сделки, по мнению ФНС России, не является заменой оригинала.
Если стороны первоначально составили документ на бумажном носителе, который был подписан собственноручно ответственными лицами, то именно он признается подлинником и должен быть предоставлен налогоплательщиком на проверку.
Такая позиция ФНС, как сказано в письме, подкреплена положением Национального стандарта РФ "Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения" ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185.
В этом документе определены признаки подлинников документов, имеющих юридическое и учетное значение.
Кроме того, несмотря на распространения электронных документов и внедрения ЭДО между государственными учреждениями и юридическими лицами, статьей 153 и статьей 161 Гражданского кодекса РФ регламентировано удостоверение действий юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, в простой письменной форме.
Также в статье 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" определено, что организации должны составлять первичные учетные документы на бумажном носителе или в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Если законодательство или договор предусматривают представление в государственный орган или стороннюю организацию первичного учетного документа, составленного в электронном виде, в бумажной форме, то субъект хозяйствования обязан самостоятельно и за свой счет изготовить копию этого документа на бумаге и заверить ее соответствующим образом.
В своем письме налоговая служба фактически запретила обратный порядок действий - предоставление электронной копии бумажного документа.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 17 мая 2016 г. N АС-4-15/8657@
Федеральная налоговая служба, рассмотрев в рамках своей компетенции интернет-обращение <...>, сообщает следующее.
Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком, при условии их связи с деятельностью, направленной на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Таким образом, Кодекс не содержит перечня документов, подтверждающих те или иные расходы для цели налогообложения прибыли, но указывает на необходимость их соответствия действующему законодательству.
Из статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" следует, что формы первичных учетных документов, содержащие установленные пунктом 2 указанной статьи обязательные реквизиты, определяются руководителем экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
При этом статьей 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" определено, что перевозочным документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза, является транспортная накладная, форма которой утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2011 N 272. Таким образом, в сфере регулирования перевозок автомобильным транспортом действующее законодательство устанавливает специальные требования в отношении форм первичных учетных документов, оформляющих такого рода операции.
В части исполнения налогоплательщиками обязанностей по представлению налоговым органам для ознакомления подлинников документов необходимо иметь в виду следующее.
Из совокупности норм статьи 153 и статьи 161 Гражданского кодекса Российской Федерации следует, что действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме.
Согласно пункту 3.1 Национального стандарта Российской Федерации "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержден приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) подлинником документа является первый или единичный его экземпляр.
Таким образом, в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.
Замена подлинника документа его электронным скан-образом с подписанием такого образа усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон в случае обязанности предоставления подлинника документа действующим законодательством не предусмотрена.
Действительный
государственный советник
Российской Федерации
2 класса
С.Н.АНДРЮЩЕНКО
17.05.2016
