Сумму, выданную сотруднику под отчет, компания вправе списать в качестве безнадежного долга, если подотчетник не вернул деньги в течение трех лет.
При этом надо, чтобы по задолженности истек трехлетний срок исковой давности. Чтобы учесть безнадежную «дебиторку» в расходах, необходимы документы, подтверждающие истечение срока давности.
Задолженность по подотчетным суммам, выданным работнику (например, невозвращенный аванс за командировку) можно учесть в расходах при исчислении налога на прибыль в том случае, если истек срок исковой давности (составляет три года).
В Гражданском кодексе дается исчерпывающий перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли, отмечает ведомство.
К таковым относятся:
• истечение установленного срока исковой давности;
• невозможность исполнения в соответствии с гражданским законодательством;
• невозможность исполнения на основании акта государственного органа;
• ликвидация организации-должника.
Причем для признания задолженности безнадежной достаточно наличия хотя бы одного из этих оснований.
Письмо Минфина России
от 08.08.12 № 03−03−07/37
«О признании дебиторской задолженности по подотчетным суммам безнадежной»Вопрос:
В Письме Минфина России от 24.09.2009 N 03−03−06/1/610 указано, что дебиторская задолженность по подотчетным суммам признается безнадежной по истечении срока исковой давности. При этом указано, что в соответствии со ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности установлен в три года.
Вправе ли организация после истечения срока исковой давности, установленного ГК РФ, учесть задолженность по подотчетным суммам, выданным работнику (например, невозвращенный аванс за командировку), в расходах при исчислении налога на прибыль?
Ответ:
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел обращение и сообщает следующее.
Подпунктом 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее — Кодекс) установлено, что в целях гл. 25 Кодекса к внереализационным расходам приравниваются суммы безнадежных долгов, а в случаях, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва.
Кодексом предусмотрен исчерпывающий перечень оснований, в соответствии с которыми дебиторская задолженность налогоплательщика признается безнадежной для целей налогообложения прибыли. К таким основаниям относятся:
— истечение установленного срока исковой давности;
— невозможность исполнения в соответствии с гражданским законодательством;
— невозможность исполнения на основании акта государственного органа;
— ликвидация организации-должника.
Для признания задолженности безнадежной достаточно наличия хотя бы одного из указанных оснований.
В соответствии со ст. 196 Гражданского кодекса Российской Федерации общий срок исковой давности установлен в три года.
По истечении срока исковой давности дебиторская задолженность является безнадежной (нереальной к взысканию) и подлежит списанию в налоговом учете. Для включения сумм дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, в состав расходов необходимы документы, подтверждающие истечение срока исковой давности.
В целях налогового учета задолженность по подотчетным суммам подлежит включению в налоговую базу текущего отчетного (налогового) периода.
Следовательно, истечение срока исковой давности является одним из критериев признания долга безнадежным и, следовательно, учета его в расходах для целей налогообложения прибыли организаций.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.Разгулин
08.08.2012
