Остаются обязательными в 2013 году только два бланка по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
1. расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
2. платежная ведомость (форма № Т-53).
Эти формы упоминаются в действующем Положении № 373-П, следовательно, вместо них нельзя использовать собственный документ.
С 1 января 2013 года любой документ компания вправе разработать самостоятельно, независимо от того, есть его форма в альбомах унифицированных форм или нет.
Это установлено Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Главное, чтобы в бланке присутствовали обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дата его составления;
- название организации;
- вид документа;
- описание кадрового действия;
- величина его измерения в натуральном и (или) денежном выражении;
- наименование должностей ответственных лиц;
- их подписи с расшифровкой фамилии и инициалов.
По сравнению со старыми правилами оформления первичных документов перечень обязательных реквизитов в целом остался прежним.
Только конкретизированы требования к подписи.
Этот реквизит должен включать фамилию и инициалы уполномоченного лица или другие реквизиты, необходимые для его идентификации.
Новый закон не запрещает использовать унифицированные формы «Т» – ими можно пользоваться и дальше.
Личная карточка по форме № Т-2 теперь не обязательна, но ее рекомендуется использовать.
В ней отмечаются сведения о воинском учете, который обязан вести каждый работодатель
(п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»).
Бюджетным организациям разрабатывать свои формы первичных документов нельзя.
Как вести кадровый учет – по унифицированным или собственным формам?
Использовать или не использовать унифицированные формы с 1 января 2013 года каждый работодатель решает самостоятельно с учетом того, что унифицированные формы приказов встроены во все компьютерные программы.
Придумывать свои бланки целесообразно, если типовые формы не выполняют свою учетную функцию, плохо соотносятся с бизнес-процессами организации.
Это может быть актуально, допустим, для иностранной компании, у которой есть представительство или филиал в России.
В таких случаях часто требуется вести двойной учет: по правилам, принятым в компании, и по российскому законодательству.
Разработка новых форм документов поможет решить эту проблему.
Ответственность по разработке документов возлагается на бухгалтерию (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Чтобы оптимизировать делопроизводство, рекомендуется использовать в бланках трафаретные тексты и наборы стандартных фраз и выражений.
Информация должна быть максимально краткой и таким образом, чтобы исключить возможность двоякого толкования документа.
Новые формы первичных документов закрепите приказом руководителя.
С этим приказом необходимо ознакомить сотрудников, которые оформляют кадровые документы.
На практике часто возникают трудности с заполнением больших сводных форм:
- № Т-3 (штатное расписание),
- № Т-7 (график отпусков),
- № Т-12 (табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда),
- № Т-13 (табель учета рабочего времени) и т. п.
Если удобно использовать привычный пакет документов, то в формы «Т» достаточно внести минимальные корректировки:
– удалить коды, номер формы и ссылку на постановление Госкомстата;
– добавить поле, предусматривающее расшифровку подписи.
А удалив из них ненужные графы и лишнюю информацию, вы лучше структурируете документ, сделаете его более понятным.
Все скорректированные таким образом бланки можно представить в виде альбома унифицированных форм с приложением детальной инструкции по их заполнению.
