Минфин назвал документы, которыми можно подтвердить сумму непогашенной дебиторской задолженности, списанной в связи с истечением срока исковой давности.
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 8 апреля 2013 года № 03-03-06/1/11347
Вопрос:
Организация просит дать письменные разъяснения по применению норм налогового законодательства по следующему вопросу.
Вправе ли организация учесть в составе внереализационных расходов на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 и пункта 2 статьи 266 Налогового кодекса РФ в связи с истечением срока исковой давности и ликвидацией контрагента числящуюся в учете его дебиторскую задолженность по арендной плате и оплате услуг по ответственному хранению имущества при отсутствии подписанных со стороны контрагента ежемесячных актов об оказании услуг ответственного хранения и по предоставлению помещения в аренду.
Помещение было передано контрагенту на основании договора аренды. Передача помещения в аренду оформлена актом приема-передачи, подписанным контрагентом. После соответствующего уведомления о расторжении договора и отсутствия реакции контрагента организация была вынуждена самостоятельно вскрыть помещение, освободить его от имущества контрагента, приняв имущество по одностороннему акту на ответственное хранение. До момента его утилизации / приема на собственный баланс, организация начисляла в учете плату за его хранение по действующим в организации расценкам. Арендная плата начислялась до даты вскрытия помещения и освобождения его от имущества контрагента. Возврат помещения из аренды оформлен односторонним актом возврата помещения из аренды, подписанным арендодателем на дату вскрытия помещения.
Ответ:
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо и сообщает следующее.
Согласно подпункту 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) в составе внереализационных расходов учитываются убытки в виде суммы безнадежных долгов, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва.
На основании пункта 2 статьи 266 Кодекса безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
При этом на основании пункта 1 статьи 252 Кодекса одним из условий признания расходов является их подтверждение документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Следовательно, наличие первичных документов, подтверждающих образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, является обязательным условием для включения списанной дебиторской задолженности в состав расходов, учитываемых в целях налогообложения.
В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ), вступившим в силу 1 января 2013 г., каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Законом № 402-ФЗ установлен перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа.
Документами, подтверждающими факт возникновения дебиторской задолженности, могут быть любые первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента перед налогоплательщиком (накладные на передачу ценностей, акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы и др.).
Согласно абзацу второму статьи 622 Гражданского кодекса Российской Федерации, если арендатор не возвратил арендованное имущество либо возвратил его несвоевременно, арендодатель вправе потребовать внесения арендной платы за все время просрочки. В случае, когда указанная плата не покрывает причиненных арендодателю убытков, он может потребовать их возмещения.
Таким образом, для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности необходимо документальное подтверждение возникновения задолженности, а также истечения срока исковой давности.
Заместитель
директора департамента
С. В. Разгулин
НК РФ разрешает организациям относить на расходы дебиторскую задолженность, перешедшую в разряд безнадежной (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ).
В частности, к безнадежным относятся долги, по которым истек срок исковой давности (п. 2 ст. 266 НК РФ).
Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ).
Одним из условий признания расходов является подтверждение их документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Следовательно, наличие первичных документов, подтверждающих образование дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности, является обязательным условием для включения списанной дебиторской задолженности в состав расходов. По мнению Минфина, такими документами могут быть любые первичные документы о совершении хозяйственной операции, в результате которой образовался долг контрагента (накладные на передачу ценностей, акты приемки-сдачи работ (услуг), платежные документы и др.).
Применительно к описанной в запросе ситуации чиновники отметили следующее. Согласно абзацу второму статьи 622 Гражданского кодекса РФ, если арендатор не возвратил арендованное имущество либо возвратил его несвоевременно, арендодатель вправе потребовать внесения арендной платы за все время просрочки. В случае, когда указанная плата не покрывает причиненных арендодателю убытков, он может потребовать их возмещения. Таким образом, компания-арендодатель вправе списать на расходы сумму дебиторской задолженности бывшего арендатора, по которой истек срок давности, при наличии документов, подтверждающих возникновение данной задолженности и истечение срока давности.
