Правила заполнения справки 2-НДФЛ

[Irina]

Форма 2-НДФЛ с прошлого года она не изменилась.
В справках за 2013 год надо ставить новый код ОКТМО.
Возможно, код ОКТМО компании или подразделения состоит из восьми цифр. Но в справке под данный показатель отведено 11 знаков. Значит, в трех последних свободных полях ставят прочерки.
На каждого работника заполняют одну справку по всем доходам
Возможно, некоторые работники компании получили в 2013 году доходы, облагаемые по разным ставкам.
Все доходы работника, независимо от применяемой к ним налоговой ставки, должны попасть в одну справку по форме 2-НДФЛ.
Просто разделы 3 и 5 вы заполняют по каждой ставке отдельно.
В форме 2-НДФЛ отражают все доходы за 2013 год, даже если их выплатили в 2014 году

В строки 5.1-5.5 справки заносят общую сумму дохода, налоговую базу и НДФЛ, который рассчитан, удержан и направлен в бюджет.
Если доходы за 2013 год (например, декабрьскую зарплату) работники получили уже в январе следующего. НДФЛ с этих сумм перечислен тоже в 2013 г. Такие суммы отражают в справке за 2013 год. Ведь именно к этому периоду они относятся.
То есть декабрьскую зарплату включают в общую сумму доходов за 2013 год.
Эти данные отражают в строке 5.2 справки.
А январский НДФЛ покажите по строкам 5.3, 5.4, 5.5.

Если зарплата начислена в 2013 году, но организация к 1 апреля (к сроку сдачи годовых справок) ее не выплатила. В таком случае зарплату надо будет включать уже в справку 2-НДФЛ за 2014 год (письмо ФНС России от 7 октября 2013 г. № БС-4-11/17931@).

Излишне уплаченный, но не удержанный налог, в справке не заявляют.
Подобную переплату чиновники не считают налогом, как таковым, и не разрешают направлять в счет будущих платежей по НДФЛ. Это подтверждает письмо ФНС России от 4 июля 2011 г. № ЕД-4-3/10764.
Аргументы у налоговиков следующие. Согласно статье 226 Налогового кодекса РФ, работодатель должен перечислять в бюджет удержанный НДФЛ. То есть налоговый агент не имеет право платить НДФЛ за счет собственных средств. По этой причине переплату, возникшую у компании, можно только вернуть из бюджета. А к доходам работников такие излишки никакого отношения не имеют.
Чтобы вернуть подобные излишки из бюджета, сначала надо написать в ИФНС заявление с просьбой провести совместную сверку расчетов. А потом уже подать заявление на возврат денег.
НДФЛ, удержанный сверх положенного, показывают в справке, только если к этому моменту еще не вернули излишки работнику.

Если по итогам 2013 года по ошибке удержали у работника больше, чем нужно. В этом случае нужно вернуть переплату этому сотруднику. Зачесть ее в счет удержаний 2014-го года нельзя. Такой вывод следует из ст. 231 НК РФ.
В течение 10 дней после обнаружения ошибки, нужно сообщить о ней работнику.
После того, как он напишет заявление, у организации есть три месяца на то, чтобы вернуть деньги. Причем обязательно в безналичном порядке, то есть на банковский счет сотрудника.
Исключение, когда переплата возникла из-за того, что работник в течение года сменил статус с нерезидента на резидента.

Если ко дню составления справки еще не вернули деньги работнику, тогда нужно пересчитать начисленный НДФЛ. Верную сумму отразить по строке 5.3., а переплату — по строке 5.6 (разница между удержанным налогом и суммой по строке 5.3).

Если же до заполнения справки перечислены средства на счет работника, то никакую переплату в справке отражать не придется.

Если в справочнике кодов нет нужного дохода, отнесите его к иным выплатам

Налогооблагаемые доходы работников указывают в разделе 3 справки 2-НДФЛ.
При этом каждому доходу присваивается свой код.
Значения таких кодов есть в Приложении № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611@.

Штрафов за ошибку в коде законодательство не предусматривает, главное удержать НДФЛ с облагаемых доходов по верной ставке.

Доходы, полностью не облагаемые НДФЛ, в справку не заносят.

Перечень выплат, с которых не надо удерживать НДФЛ, содержит статья 217 НК РФ.
Здесь поименованы два вида выплат:
1. с которых удерживать НДФЛ не надо вовсе.
К первой группе относятся, к примеру, детские пособия, выходные пособия, предусмотренные законодательством. А раз эти доходы полностью не облагаются НДФЛ, то и отражать в справке их не надо. Ведь специальных строк для необлагаемых сумм в форме не предусмотрено.
2. те, что не облагаются этим налогом только в пределах нормативов (вычетов).


По доходам, частично облагаемым НДФЛ, проставьте суммы и коды вычетов
Некоторые виды доходов облагаются НДФЛ, только если они превышают установленные лимиты (вычеты). Например, не надо удерживать налог с материальной помощи или подарков на сумму 4000 руб. в год.
Такие доходы попадут в раздел 3 справки как облагаемые доходы. Но напротив суммы выплаты в этом случае требуется указать, какой вычет вы применили — его код и сумму. В случае с материальной помощью в графе 4 таблицы вы покажете код «503», а в графе 5 — 4000 руб.

Стандартные вычеты на детей
В 2013 году ежемесячно доходы, облагаемые по ставке 13 процентов, можно было уменьшать на 1400 руб. — на первого и второго ребенка, и на 3000 руб. — на третьего и следующих детей.
Но до тех пор, пока доход работника с начала года не превысит 280 000 руб.
Код таких вычетов зависит от того, в какой сумме и на какого ребенка по счету, они предоставлены.
Отражают их в особом разделе справки — 4.1. (код каждого вычета и его сумму).

Стандартные вычеты вы предоставляют сотруднику, только если он сам написал заявление об этом.

Имущественный вычет по купленному жилью
Еще работник может получить в компании имущественный вычет, одобренный налоговыми инспекторами. В этом случае он приносит в бухгалтерию уведомление из ИФНС.
Если в течение 2013 года такой вычет предоставлялся кому-нибудь из сотрудников, то в форме 2-НДФЛ указывают номер и дату уведомления, а также код ИФНС, выдавшей документ.
Реквизиты уведомления ИФНС указывают в специальных разделах справки 4.2, 4.3 и 4.4. А код вычета и его сумму — в разделе 4.1.
Уведомление об имущественном вычете инспекторы выписывают на определенного работодателя. Если же там стоит наименование какой-то другой организации, вычет работнику не предоставляют, пока он не принесет вам правильный вариант уведомления.

Справку 2-НДФЛ представлять не нужно, если организация:
- выплатила доход физическим лицам, которые обязаны уплачивать налог самостоятельно, например предпринимателям или другим лицам, занимающимся частной практикой (в том числе нотариусам или адвокатам) (ст. 227 НК РФ);

- выплатила только доход, с которого плательщик НДФЛ обязан заплатить налог и отчитаться об этом самостоятельно (ст. 228 НК РФ), например при покупке у физических лиц их имущества, выдаче выигрышей и т. д.;

- выплатила только доходы, не подлежащие обложению НДФЛ, то есть перечисленные в статье 217 НК РФ.

Сведения по доходам, облагаемым по ставке 35%, отражаются на дополнительном листе справки, но заполняются только разделы 3 и 5. В дополнительном разделе 3 нужно указать сумму дохода, полученного в виде материальной выгоды от экономии на процентах за пользование займом, выданным организацией (подп. 1 п. 1 ст. 212 и п. 2 ст. 224 НК РФ). А в разделе 5 — общие суммы дохода и налога по итогам 2013 года.

[Irina]

Код социального вычета по взносам на накопительную часть пенсии — "620"

По взносам, уплаченным на накопительную часть пенсии, в разделе 4 справки 2-НДФЛ указывается код социального вычета — «620».

Письмо Федеральной налоговой службы
от 11 февраля 2014 г. N БС-4-11/2189@
"О заполнении 2-НДФЛ"

Федеральная налоговая служба в связи с поступающими запросами
налоговых органов и налоговых агентов по вопросу заполнения Справки о
доходах физического лица за 2013 год по форме 2-НДФЛ (далее - Справка)
сообщает.

В соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса Российской
Федерации (далее - Кодекс) налоговые агенты представляют в налоговый
орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего
налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в
бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов
ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым
периодом, по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 20__
год", форматам и в порядке, которые утверждены приказом ФНС России от
17.11.2010 N ММВ-7-3/611@.

До внесения соответствующих изменений в Справочники "Коды доходов" и
"Коды вычетов" социальные налоговые вычеты в сумме уплаченных
налогоплательщиком в налоговом периоде дополнительных страховых взносов
на накопительную часть трудовой пенсии, предусмотренные подпунктом 5
пункта 1 статьи 219 Кодекса, при заполнении Справок следует отражать в
разделе 4 Справки по коду вычета 620 "Иные суммы, уменьшающие налоговую
базу в соответствии с положениями главы 23 "Налог на доходы физических
лиц" Кодекса".

Одновременно ФНС России сообщает, что в целях применения кода вычета
620 доработано программное обеспечение "Налогоплательщик ЮЛ" и размещено
на сайте ФНС России (версия 4.37.2 от 24.01.2014), также доработано ПК
"ТЕСТ ИФНС" (версия 8.03 от 24.01.2014).

Доведите указанное письмо до нижестоящих налоговых органов.

Действительный государственный
советник
Российской Федерации
3 класса
С.Л. Бондарчук