Отпуск надо оплачивать исходя из среднедневного заработка сотрудника за последние 12 календарных месяцев.
При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е или 31-е число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е или 29-е число включительно).
При расчете отпускных надо брать средний заработок именно на текущем месте работы за последние 12 месяцев.
Чтобы посчитать средний дневной заработок, надо поделить начисленную заработную плату на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Именно 29,3 дня надо брать в расчет со 2 апреля 2014 года.
Если расчетный период отработан не полностью.
Тогда количество календарных дней, приходящихся на фактически отработанное время в расчетном периоде, считают по формуле:
К = 29,3дн. × М + (29,3дн. : Кдн1 × Котр1 + 29,4дн. : Кдн2… × Котр2…),
где К – количество календарных дней;
М – количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;
Кдн1, Кдн2… – количество календарных дней в неполных месяцах;
Котр1, Котр2… – количество календарных дней в неполных месяцах, приходящихся на отработанное время.
Округление должно быть в пользу работника.
Выяснив количество дней, рассчитывают саму сумму отпускных по формуле.
О = ЗП : К × Д,
где О – сумма отпускных;
ЗП – сумма начислений работнику за расчетный период;
К – количество календарных дней;
Д – количество календарных дней отпуска.
Отпускные надо выплатить минимум за три календарных дня до начала отдыха (письмо Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).
Три основных документа при оформлении отпускных:
1. график отпусков (типовая форма № Т-7).
2. приказ о предоставлении отпуска (типовая форма № Т-6).
3. записка-расчет о предоставлении отпуска (типовая форма № Т-60).
Можно использовать типовые формы либо самостоятельно разработанные.
Это нужно закрепить в учетной политике.
Образцы самостоятельно разработанных форм нужно отразить в приложении к учетной политике.
Сотрудника, как минимум за две недели о начале отпуска, обязательно уведомляют письменно (в произвольной форме) под подпись, или составляют приказ об отпуске.
Если сотрудник идет в отпуск по графику, то заявление на отпуск не обязательно, а если вне графика или в отпуск идет новый сотрудник, который принят на работу после утверждения графика, тогда он пишет заявление в свободной форме.
При наличии заявления легче контролировать уход сотрудников в отпуск, своевременно рассчитывать и выплачивать отпускные.
Расчет отпускных в 2014г.
Порядок учета премий при расчете отпускных.
Принимают во внимание только премии, фактически начисленные в расчетном периоде, но не более одной за одни и те же показатели.
Премию учитывают даже если она выплачена за период, который полностью или частично выпал из расчетного, главное, чтобы момент начисления премии попал в расчетный период.
При расчете отпускных не учитывается премия которая начислена за тот период, который частично или полностью попал в расчетный, при этом сам месяц ее начисления оказался за пределами расчетного периода.
Например, сотрудник идет в отпуск в июле. А в этом месяце ему выдали премию по итогам работы за II квартал, эту премию в расчет принимать не нужно.
Премию учитывают даже если она выплачена за период, который полностью или частично выпал из расчетного, главное, чтобы момент начисления премии попал в расчетный период.
При расчете отпускных не учитывается премия которая начислена за тот период, который частично или полностью попал в расчетный, при этом сам месяц ее начисления оказался за пределами расчетного периода.
Например, сотрудник идет в отпуск в июле. А в этом месяце ему выдали премию по итогам работы за II квартал, эту премию в расчет принимать не нужно.
Учет годовых премий при расчете отпускных
Неважно, когда была начислена годовая премия, выплаченная за предшествующий календарный год.
Ее нужно учесть при расчете отпускных в текущем году.
Учитывают только премию, начисленную за предшествующий календарный год.
Если за один из кварталов расчетного периода, который сотрудник отработал полностью, выдана премия, а в других кварталах расчетного периода им были и не полностью отработанные месяцы, то премию за полностью отработанный квартал можно учесть при расчете отпускных целиком.
Если премия начислена сотруднику за не полностью отработанный период целиком попадающий в расчетный, с учетом фактически отработанного времени, ее можно учесть целиком.
Если же премию выплатили без привязки к отработанным дням, то ее нужно распределять пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.
Если премия выплачена за не полностью отработанные периоды, и не вошедшие в расчетный.
Тогда чтобы учесть премию целиком, она должна быть начислена только за те месяцы, которые попадают в расчетный период.
Пример расчета годовой премии:
Сотрудник идет в отпуск в июне 2014г., а в феврале 2014 ему была начислена премия по итогам работы за 2013 год.
Расчетный период (с июня 2013 года по май 2014 года) отработан не полностью и при этом не совпадает с периодом, за который начислена премия (2013 год).
Годовую премию учитывают пропорционально отработанному времени.
Ее нужно учесть при расчете отпускных в текущем году.
Учитывают только премию, начисленную за предшествующий календарный год.
Если за один из кварталов расчетного периода, который сотрудник отработал полностью, выдана премия, а в других кварталах расчетного периода им были и не полностью отработанные месяцы, то премию за полностью отработанный квартал можно учесть при расчете отпускных целиком.
Если премия начислена сотруднику за не полностью отработанный период целиком попадающий в расчетный, с учетом фактически отработанного времени, ее можно учесть целиком.
Если же премию выплатили без привязки к отработанным дням, то ее нужно распределять пропорционально отработанному времени в расчетном периоде.
Если премия выплачена за не полностью отработанные периоды, и не вошедшие в расчетный.
Тогда чтобы учесть премию целиком, она должна быть начислена только за те месяцы, которые попадают в расчетный период.
Пример расчета годовой премии:
Сотрудник идет в отпуск в июне 2014г., а в феврале 2014 ему была начислена премия по итогам работы за 2013 год.
Расчетный период (с июня 2013 года по май 2014 года) отработан не полностью и при этом не совпадает с периодом, за который начислена премия (2013 год).
Годовую премию учитывают пропорционально отработанному времени.
Расчет отпускных при повышении или понижении зарплаты
Учитывают рост окладов только при повышении зарплаты в целом по предприятию, филиалу либо структурному подразделению.
Если зарплата выросла только у одного сотрудника, новый оклад берется с момента повышения. Пересчет прежних выплат делать не нужно.
А вот когда приказом по организации увеличены оклады всем сотрудникам, отпускные подлежат корректировке.
Повышение окладов происходит в разных отделах постепенно (работникам одних отделов подняли зарплату с 1 февраля, а другим – с 1 апреля).
Такое повышение нужно учесть при расчете среднего заработка, то есть рассчитать коэффициент индексации.
Если оклады повышены всем работникам конкретного отдела, но в разные периоды времени, то при расчете среднего заработка повышение учитывать не надо.
Корректировать нужно и те выплаты, которые увеличиваются одновременно с окладом (зависят от него).
Если сумма надбавки не изменяется, корректировать ее на коэффициент повышения не нужно.
А если она установлена в процентах к окладу, то также подлежит корректировке и процент, на который повысился оклад, должен быть фиксированным.
Для пересчета рассчитывают коэффициент индексации: новый оклад сотрудника делится на старую величину плюс премия, выплаты не индексируют.
Если в течение расчетного периода было не одно, а два повышения, то все выплаты сотруднику по заработной плате, произведенные до каждого повышения, также необходимо скорректировать на коэффициент повышения.
Раз оклады повышались дважды, коэффициент надо рассчитать два раза.
А если повышение произошло до того дня, когда работник уходит в отпуск, также повышается весь средний заработок.
Когда же повышение произошло во время отпуска, корректируется часть отпускных, приходящаяся на дни действия новых ставок.
Например:
Сотрудник идет в отпуск в конце мая, а выйдет из отпуска уже в июне, а с июня оклад всего отдела, где он трудится, повышают. В этом случае пересчитывают часть отпускных, приходящуюся на июнь.
Если суммарно заработок увеличился при уменьшении окладов и одновременно с этим введении ежемесячных премий в процентах от оклада, то зарплата сотрудников при расчете отпускных не индексируется.
Если после повышения зарплату понизили, берут тот оклад, который был установлен после последнего повышения.
Новый пониженный оклад для коэффициента индексации не важен.
Пример:
Сотрудник идет в отпуск с 9 июня 2014 года.
С 1 августа 2013 года его оклад увеличили с 30 000 рублей до 35 000 рублей.
А с марта 2014 года оклад уменьшили до 33 000 рублей.
Повышающий коэффициент для выплат с июня по июль 2013 года включительно будет равен 1,1667 (35 000 руб. : 30 000 руб.).
Если зарплата выросла только у одного сотрудника, новый оклад берется с момента повышения. Пересчет прежних выплат делать не нужно.
А вот когда приказом по организации увеличены оклады всем сотрудникам, отпускные подлежат корректировке.
Повышение окладов происходит в разных отделах постепенно (работникам одних отделов подняли зарплату с 1 февраля, а другим – с 1 апреля).
Такое повышение нужно учесть при расчете среднего заработка, то есть рассчитать коэффициент индексации.
Если оклады повышены всем работникам конкретного отдела, но в разные периоды времени, то при расчете среднего заработка повышение учитывать не надо.
Корректировать нужно и те выплаты, которые увеличиваются одновременно с окладом (зависят от него).
Если сумма надбавки не изменяется, корректировать ее на коэффициент повышения не нужно.
А если она установлена в процентах к окладу, то также подлежит корректировке и процент, на который повысился оклад, должен быть фиксированным.
Для пересчета рассчитывают коэффициент индексации: новый оклад сотрудника делится на старую величину плюс премия, выплаты не индексируют.
Если в течение расчетного периода было не одно, а два повышения, то все выплаты сотруднику по заработной плате, произведенные до каждого повышения, также необходимо скорректировать на коэффициент повышения.
Раз оклады повышались дважды, коэффициент надо рассчитать два раза.
А если повышение произошло до того дня, когда работник уходит в отпуск, также повышается весь средний заработок.
Когда же повышение произошло во время отпуска, корректируется часть отпускных, приходящаяся на дни действия новых ставок.
Например:
Сотрудник идет в отпуск в конце мая, а выйдет из отпуска уже в июне, а с июня оклад всего отдела, где он трудится, повышают. В этом случае пересчитывают часть отпускных, приходящуюся на июнь.
Если суммарно заработок увеличился при уменьшении окладов и одновременно с этим введении ежемесячных премий в процентах от оклада, то зарплата сотрудников при расчете отпускных не индексируется.
Если после повышения зарплату понизили, берут тот оклад, который был установлен после последнего повышения.
Новый пониженный оклад для коэффициента индексации не важен.
Пример:
Сотрудник идет в отпуск с 9 июня 2014 года.
С 1 августа 2013 года его оклад увеличили с 30 000 рублей до 35 000 рублей.
А с марта 2014 года оклад уменьшили до 33 000 рублей.
Повышающий коэффициент для выплат с июня по июль 2013 года включительно будет равен 1,1667 (35 000 руб. : 30 000 руб.).
Бухгалтерский учет отпускных
В бухгалтерском учете все отпускные нужно списывают за счет специального резерва, формируемого на отдельном субсчете счета 96.
Данный резерв (оценочное обязательство) должны формировать все организации. Исключение – малые предприятия, не являющиеся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг.
Таковы требования ПБУ 8/2010.
Величина оценочного обязательства в бухучете должна быть равна общей сумме отпускных всем работникам с учетом налогов и взносов, которые нужно начислить на отпускные (п. 15 ПБУ 8/2010).
При этом конкретная методика определения величины отпускного резерва законодательно не предусмотрена.
Ее следует определить самостоятельно и закрепить в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).
Оценивать предполагаемую сумму расходов, которая понадобится для выплаты отпускных, нужно как минимум ежеквартально.
Можно делать отчисления в резерв ежемесячно.
Если величина резерва на оплату отпусков является существенной, информацию о нем нужно раскрыть в бухгалтерской отчетности (п. 24 ПБУ 1/2008).
Поскольку у фирмы есть резерв под отпускные, именно за счет него и следует списывать все затраты по таким выплатам.
То есть в течение года в бухучете отражаются только расходы в виде отчислений в резерв (п. 8, 21 ПБУ 8/2010).
Сами же отпускные в затраты того месяца, к которым они относятся, не включают.
То же самое касается и страховых взносов, начисленных с таких отпускных.
Для начисления отпускных используют строго те суммы, которые зарезервированы на счете 96.
Если суммы резерва не хватает для того, чтобы полностью покрыть расходы на выплату отпускных, тогда разницу нужно относят на затраты в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010).
Данный резерв (оценочное обязательство) должны формировать все организации. Исключение – малые предприятия, не являющиеся эмитентами публично размещаемых ценных бумаг.
Таковы требования ПБУ 8/2010.
Величина оценочного обязательства в бухучете должна быть равна общей сумме отпускных всем работникам с учетом налогов и взносов, которые нужно начислить на отпускные (п. 15 ПБУ 8/2010).
При этом конкретная методика определения величины отпускного резерва законодательно не предусмотрена.
Ее следует определить самостоятельно и закрепить в учетной политике для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).
Оценивать предполагаемую сумму расходов, которая понадобится для выплаты отпускных, нужно как минимум ежеквартально.
Можно делать отчисления в резерв ежемесячно.
Если величина резерва на оплату отпусков является существенной, информацию о нем нужно раскрыть в бухгалтерской отчетности (п. 24 ПБУ 1/2008).
Поскольку у фирмы есть резерв под отпускные, именно за счет него и следует списывать все затраты по таким выплатам.
То есть в течение года в бухучете отражаются только расходы в виде отчислений в резерв (п. 8, 21 ПБУ 8/2010).
Сами же отпускные в затраты того месяца, к которым они относятся, не включают.
То же самое касается и страховых взносов, начисленных с таких отпускных.
Для начисления отпускных используют строго те суммы, которые зарезервированы на счете 96.
Если суммы резерва не хватает для того, чтобы полностью покрыть расходы на выплату отпускных, тогда разницу нужно относят на затраты в общем порядке (п. 21 ПБУ 8/2010).
Налоговый учет отпускных
В налоговом учете действуют иные правила чем в бухучете.
Начисленные отпускные являются разновидностью расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).
Организации применяющие метод начисления, отражают такие затраты ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Если отпуск приходится на июнь-июль или организация рассчитывает налог на прибыль ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли, тогда расходы надо распределять пропорционально дням отдыха (письмо Минфина от 09.01.2014 № 03-03-06/1/42).
При кассовом методе отпускные списывают в том периоде, когда их фактически выплачивают.
Резерв на оплату отпусков в налоговом учете не является обязательным, его могут формировать только организации, применяющие метод начисления.
Отпускные не являются зарплатой, доход у сотрудника возникает в момент фактической выплаты, в этот день и нужно удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Страховые взносы перечисляют по итогам месяца, в котором они начислены.
Срок для уплаты взносов от несчастных случаев и профзаболеваний – день выплаты зарплаты или ее перечисления на карточки работников по итогам месяца.
Взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством перечисляют не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления.
Если указанный срок уплаты ежемесячного обязательного платежа приходится на выходной или нерабочий праздничный день, срок уплаты взносов переносится на ближайший рабочий день.
Начисленные отпускные являются разновидностью расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ).
Организации применяющие метод начисления, отражают такие затраты ежемесячно (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Если отпуск приходится на июнь-июль или организация рассчитывает налог на прибыль ежемесячно исходя из фактически полученной прибыли, тогда расходы надо распределять пропорционально дням отдыха (письмо Минфина от 09.01.2014 № 03-03-06/1/42).
При кассовом методе отпускные списывают в том периоде, когда их фактически выплачивают.
Резерв на оплату отпусков в налоговом учете не является обязательным, его могут формировать только организации, применяющие метод начисления.
Отпускные не являются зарплатой, доход у сотрудника возникает в момент фактической выплаты, в этот день и нужно удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Страховые взносы перечисляют по итогам месяца, в котором они начислены.
Срок для уплаты взносов от несчастных случаев и профзаболеваний – день выплаты зарплаты или ее перечисления на карточки работников по итогам месяца.
Взносы на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством перечисляют не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем начисления.
Если указанный срок уплаты ежемесячного обязательного платежа приходится на выходной или нерабочий праздничный день, срок уплаты взносов переносится на ближайший рабочий день.
Минтруд о порядке расчета отпускных с учетом нового коэффици
Минтруд России разъясняет, что в случае, когда начало отпуска приходится на 1 апреля 2014 года, то за один день производится расчет отпускных сумм с применением среднемесячного числа календарных дней 29,4, за остальные дни - с применением среднемесячного числа календарных дней 29,3.
При этом отпускные суммы работник должен получить не позднее чем 28 марта 2014 года. В этой связи со 2 апреля 2014 года работнику должен быть произведен перерасчет отпускной суммы, выплату которой нужно произвести в последующий срок выплаты заработной платы, установленный в организации.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНФОРМАЦИЯ
от 16 июня 2014 года
О НЕОБХОДИМОСТИПЕРЕРАСЧЕТА ОТПУСКНЫХ СУММ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯСРЕДНЕМЕСЯЧНОГО ЧИСЛА КАЛЕНДАРНЫХ ДНЕЙ
В связи с поступающими запросами по вопросу о необходимости перерасчета отпускных сумм с учетом изменения среднемесячного числа календарных дней в статье 139 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) с 29,4 на 29,3, внесенного Федеральным законом от 2 апреля 2014 г. N 55-ФЗ "О внесении изменений в статью 10 Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" и Трудовой кодекс Российской Федерации" (далее - Федеральный закон), Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации сообщает.
В соответствии со статьей 3 Федерального закона данный документ вступил в силу со дня его официального опубликования 2 апреля 2014 г.
Согласно статье 12 Кодекса закон или иной нормативный правовой акт, содержащий нормы трудового права, не имеет обратной силы и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.
В отношениях, возникших до введения в действие закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, указанный закон или акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
С учетом этого в соответствии с частью 4 статьи 139 Кодекса средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска (далее - расчет отпускных сумм) исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней) со 2 апреля 2014 г.
Если начало отпуска приходится на 1 апреля 2014 г., то за один день производится расчет отпускных сумм с применением среднемесячного числа календарных дней 29,4, за остальные дни - с применением среднемесячного числа календарных дней 29,3.
Если начало отпуска приходится на 2 апреля 2014 г., то расчет отпускных сумм производится с применением среднемесячного числа календарных дней 29,3.
Согласно статье 136 Кодекса оплата отпуска производится не позднее чем за три календарных дня до его начала, в рассматриваемом случае отпускные суммы работник должен получить не позднее чем 28 марта 2014 г., а со 2 апреля 2014 г. работнику должен быть произведен перерасчет, выплату которого нужно произвести в последующий соответствующий срок выплаты заработной платы, установленный в организации.
При этом отпускные суммы работник должен получить не позднее чем 28 марта 2014 года. В этой связи со 2 апреля 2014 года работнику должен быть произведен перерасчет отпускной суммы, выплату которой нужно произвести в последующий срок выплаты заработной платы, установленный в организации.
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ИНФОРМАЦИЯ
от 16 июня 2014 года
О НЕОБХОДИМОСТИПЕРЕРАСЧЕТА ОТПУСКНЫХ СУММ С УЧЕТОМ ИЗМЕНЕНИЯСРЕДНЕМЕСЯЧНОГО ЧИСЛА КАЛЕНДАРНЫХ ДНЕЙ
В связи с поступающими запросами по вопросу о необходимости перерасчета отпускных сумм с учетом изменения среднемесячного числа календарных дней в статье 139 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) с 29,4 на 29,3, внесенного Федеральным законом от 2 апреля 2014 г. N 55-ФЗ "О внесении изменений в статью 10 Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" и Трудовой кодекс Российской Федерации" (далее - Федеральный закон), Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации сообщает.
В соответствии со статьей 3 Федерального закона данный документ вступил в силу со дня его официального опубликования 2 апреля 2014 г.
Согласно статье 12 Кодекса закон или иной нормативный правовой акт, содержащий нормы трудового права, не имеет обратной силы и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.
В отношениях, возникших до введения в действие закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, указанный закон или акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.
С учетом этого в соответствии с частью 4 статьи 139 Кодекса средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска (далее - расчет отпускных сумм) исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней) со 2 апреля 2014 г.
Если начало отпуска приходится на 1 апреля 2014 г., то за один день производится расчет отпускных сумм с применением среднемесячного числа календарных дней 29,4, за остальные дни - с применением среднемесячного числа календарных дней 29,3.
Если начало отпуска приходится на 2 апреля 2014 г., то расчет отпускных сумм производится с применением среднемесячного числа календарных дней 29,3.
Согласно статье 136 Кодекса оплата отпуска производится не позднее чем за три календарных дня до его начала, в рассматриваемом случае отпускные суммы работник должен получить не позднее чем 28 марта 2014 г., а со 2 апреля 2014 г. работнику должен быть произведен перерасчет, выплату которого нужно произвести в последующий соответствующий срок выплаты заработной платы, установленный в организации.
