В письме от 7 августа 2014 г. N 03-02-РЗ/39142 Минфин рассказал о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы.
Копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа. Заверенной копией является копия, на которую проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. При заверении копии ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.
Минфин не оспаривает существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов: как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.
При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:
• обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
• исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
• обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
• осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: "Подпись", "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Указанный лист должен содержать надпись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов" (количество листов указывается словами).
Чтобы оградить сеья от повторного истребования документов, налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.
ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 7 АВГУСТА 2014 Г.
N 03-02-РЗ/39142
"О ЗАВЕРЕНИИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ В НАЛОГОВЫЕ ОРГАНЫ"
В связи с поступающими обращениями по вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы, Минфин России разъясняет следующее.
В соответствии с абзацем вторым пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) истребуемые налоговым органом документы представляются налогоплательщиком в налоговый орган в виде заверенных проверяемым лицом копий.
В соответствии с подпунктами 23 и 25 пункта 3.1 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Согласно пункту 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляются: заверительная надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.
Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.
При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:
• обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
• исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
• обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельног листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
• осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты: "Подпись", "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. Указанный лист должен содержать надпись: "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов" (количество листов указывается словами).
При этом с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов, предусмотренного пунктом 5 статьи 93 Кодекса, налогоплательщикам рекомендуется представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.
С.Д. Шаталов
о заверении копий документов, представляемых в налоговую
Re: о заверении копий документов, представляемых в налоговую
Истребуемые документы в электронной форме можно направить в инспекцию по ТКС
Налогоплательщик может направить в адрес инспекции по ТКС истребуемые ею документы, составленные в электронной форме.
Налоговый кодекс не содержит положений, позволяющих плательщику не представлять запрашиваемые инспекцией и имеющиеся у него документы.
Должностное лицо инспекции при проведении проверки вправе истребовать необходимые для этого документы у налогоплательщика.
При этом истребуемые документы могут быть представлены в налоговую инспекцию лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ст. 93 НК РФ).
Такие выводы ФНС России сделала в письме от 20.02.2015 № АС-3-2/636.
Налогоплательщик может направить в адрес инспекции по ТКС истребуемые ею документы, составленные в электронной форме.
Налоговый кодекс не содержит положений, позволяющих плательщику не представлять запрашиваемые инспекцией и имеющиеся у него документы.
Должностное лицо инспекции при проведении проверки вправе истребовать необходимые для этого документы у налогоплательщика.
При этом истребуемые документы могут быть представлены в налоговую инспекцию лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом или переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ст. 93 НК РФ).
Такие выводы ФНС России сделала в письме от 20.02.2015 № АС-3-2/636.
Re: о заверении копий документов, представляемых в налоговую
Минфин рассказал, как правильно сшивать документы для налоговых проверок
Юридическое лицо, в случае получения соответствующего запроса налоговой службы, обязано предоставить на проверку бумажные документы в прошитом виде.
Как сделать это правильно, разъяснил Минфин России. Министерство финансов России в письме от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 "О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе" напомнило налогоплательщикам, что бумажные документы в налоговую необходимо предоставлять исключительно в сшитом виде.
При этом, к сшивам предъявляются определенные требования, которые необходимо соблюдать. Как следует из требований статьи 93 Налогового кодекса РФ, если налоговые органы при проведении проверки требуют предоставить документы на бумажном носителе, то их необходимо предоставить в виде копий, заверенных проверяемым лицом.
Чиновники уточняют, что копией документа считается экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Заверенной является та копия документа, на которой присутствуют реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
А именно: подписи, печати и другие свойства, позволяющие копии выступать в качестве документа, подтверждающего деловую деятельность или события личного характера, в соответствии с национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.
Именно такие копии документов необходимо предоставить по требованию налоговой службы.
При этом, бумажные копии документов обязательно должны быть сшиты в соответствии с рекомендациями, которые приводит Минфин.
В частности, необходимо сформировать сшив из 150 листов, и не более, которые должны быть пронумерованы с указанием арабских цифр, начиная с единицы, на каждом листе.
Листы, входящие в сшив нужно прошивать на 2-4 прокола прочной нитью.
Концы нити необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и связать.
На это место, с обратной стороны последнего листа в сшиве размещается специальная бумажная наклейка.
К оформлению этой наклейки Минфин также дал отдельные рекомендации.
Размеры наклейки должны быть около 40-60 мм на 40-50 мм, при этом она должна полностью закрывать место сшива, оставляя за своими границами не более 2-2,5 сантиметров концов прошивных нитей. На наклейке должно быть указано количество пронумерованных листов в сшиве, как арабскими цифрами, так и словами, заверенное подписью уполномоченного лица. С указанием должности лица и даты, когда документы были сшиты. Также наклейка заверяется печатью организации, поставленной таким образом, чтобы оттиск частично находился на самой наклейке с удостоверительной надписью, а частично находился на самом листе. При формировании таких сшивов, уточняют чиновники Минфина, уполномоченные лица организации обязаны "обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования". При направлении документов в орган ФНС, который их запросил, необходимо предоставить вместе с ними сопроводительное письмо, в котором должны быть указаны основания их направления в налоговую, перечень документов, количество сшивов и листов в каждом из них. При соблюдении этих требований налоговые органы не смогут привлечь налогоплательщика к ответственности за непредоставление запрошенных документов. За это правонарушение, напомним, в соответствии с нормами КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере от 200 до 500 рублей за каждый лист и, в том числе, блокирование расчетного счета организации в банке.
Юридическое лицо, в случае получения соответствующего запроса налоговой службы, обязано предоставить на проверку бумажные документы в прошитом виде.
Как сделать это правильно, разъяснил Минфин России. Министерство финансов России в письме от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 "О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе" напомнило налогоплательщикам, что бумажные документы в налоговую необходимо предоставлять исключительно в сшитом виде.
При этом, к сшивам предъявляются определенные требования, которые необходимо соблюдать. Как следует из требований статьи 93 Налогового кодекса РФ, если налоговые органы при проведении проверки требуют предоставить документы на бумажном носителе, то их необходимо предоставить в виде копий, заверенных проверяемым лицом.
Чиновники уточняют, что копией документа считается экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Заверенной является та копия документа, на которой присутствуют реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
А именно: подписи, печати и другие свойства, позволяющие копии выступать в качестве документа, подтверждающего деловую деятельность или события личного характера, в соответствии с национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.
Именно такие копии документов необходимо предоставить по требованию налоговой службы.
При этом, бумажные копии документов обязательно должны быть сшиты в соответствии с рекомендациями, которые приводит Минфин.
В частности, необходимо сформировать сшив из 150 листов, и не более, которые должны быть пронумерованы с указанием арабских цифр, начиная с единицы, на каждом листе.
Листы, входящие в сшив нужно прошивать на 2-4 прокола прочной нитью.
Концы нити необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и связать.
На это место, с обратной стороны последнего листа в сшиве размещается специальная бумажная наклейка.
К оформлению этой наклейки Минфин также дал отдельные рекомендации.
Размеры наклейки должны быть около 40-60 мм на 40-50 мм, при этом она должна полностью закрывать место сшива, оставляя за своими границами не более 2-2,5 сантиметров концов прошивных нитей. На наклейке должно быть указано количество пронумерованных листов в сшиве, как арабскими цифрами, так и словами, заверенное подписью уполномоченного лица. С указанием должности лица и даты, когда документы были сшиты. Также наклейка заверяется печатью организации, поставленной таким образом, чтобы оттиск частично находился на самой наклейке с удостоверительной надписью, а частично находился на самом листе. При формировании таких сшивов, уточняют чиновники Минфина, уполномоченные лица организации обязаны "обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования". При направлении документов в орган ФНС, который их запросил, необходимо предоставить вместе с ними сопроводительное письмо, в котором должны быть указаны основания их направления в налоговую, перечень документов, количество сшивов и листов в каждом из них. При соблюдении этих требований налоговые органы не смогут привлечь налогоплательщика к ответственности за непредоставление запрошенных документов. За это правонарушение, напомним, в соответствии с нормами КоАП РФ предусмотрен административный штраф в размере от 200 до 500 рублей за каждый лист и, в том числе, блокирование расчетного счета организации в банке.
